Was ist Dokumentensicherheit? 

Wie oft geben Sie persönliche Dokumente weiter?

Unsere Vermutung ist: oft. Ganz gleich, ob Sie eine neue Stelle in einem Unternehmen antreten, Ihre Heiratsurkunde beantragen oder Ihre Steuererklärung online erledigen - Ihre persönlichen Daten werden weitergegeben, ob physisch oder über die Cloud.

Die Weitergabe von Dokumenten über die Cloud kann beunruhigend sein, aber das gilt auch für die Weitergabe von gedruckten Dokumenten. Kriminelle nutzen neue, fortschrittliche Technologien, um Betrug zu begehen, und es wird immer einfacher für sie, dies zu tun. Wie oft denken wir in diesem Zusammenhang über Dokumentensicherheit nach?

Dokumentensicherheit ist besonders wichtig für Unternehmen und Behörden, die täglich mit großen Mengen an sensiblen Informationen umgehen. Diese Organisationen müssen mehr denn je auf strenge Maßnahmen zum Schutz der Datenintegrität und Vertraulichkeit achten.

Was ist Dokumentensicherheit?

Die Dokumentensicherheit umfasst die Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz sensibler Informationen, die in physischen und digitalen Dokumenten enthalten sind. Dies umfasst eine Reihe von Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und Authentifizierungsprotokolle. Mit der Weiterentwicklung der Technologie ändern sich auch die Methoden und Werkzeuge, die zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit wichtiger Daten zur Verfügung stehen.

Was ist das Risiko ohne Dokumentensicherheit?

Viele Unternehmen verlagern ihre Daten und Dokumente in die Cloud. Dies ermöglicht eine schnellere gemeinsame Nutzung durch öffentliche und private Clouds. Es ermöglicht auch die gemeinsame Nutzung in lokalen Umgebungen. Die schnelle gemeinsame Nutzung der Cloud ist zwar effizient, kann aber auch die Zahl der potenziellen Nutzer erhöhen, die Zugriff darauf haben.

Neben dem digitalen Dokumentenbetrug ist auch der Betrug mit physischen Dokumenten wieder im Kommen. Die Betrüger greifen auf alte Tricks wie Fälschung und Nachahmung zurück. Sie verwenden Chemikalien oder Bildbearbeitungsprogramme wie Photoshop, um Unterlagen zu stehlen und zu verändern. Auf diese Weise erstellen sie gefälschte Kontoauszüge, Ausweise, Steuerformulare und andere Dokumente.

Bestimmte von der Regierung ausgestellte Dokumente, wie z. B. Geburtsurkunden, können sehr riskant sein, wenn sie in die Hände von Kriminellen gelangen. Sie sind wie Türen zu Ihren persönlichen Daten, die genutzt werden, um in andere Dateien, Bankkonten und E-Mail-Konten einzudringen.

Diese Art von Änderungen kann schwer zu erkennen sein, was zeigt, warum der Dokumentenbetrug im Jahr 2022 um 79 % gestiegen ist.

Da die Menge an Daten und sensiblen Informationen, die Unternehmen und Regierungsbehörden produzieren, jedes Jahr zunimmt, sind robuste Sicherheitsmaßnahmen sowohl für physische als auch für digitale Dokumente äußerst wichtig. 

Gemeinsame Merkmale der Dokumentensicherheit

• Wasserzeichen: In gedruckte Dokumente eingebettete Wasserzeichen dienen als sichtbares Abschreckungs- und Authentifizierungsmerkmal. Personalisierer können Logos oder Text hinzufügen, um Fälschern die Nachahmung zu erschweren.
  
  

• Manipulationssicherheitsmerkmale: Das Hinzufügen von Erkennungsmerkmalen für Manipulationen zu einemocument bietet zusätzliche Sicherheit, indem es zeigt, ob es manipuliert wurde. Dazu können spezielle Druckfarben, holografische Elemente oder Perforationen gehören.
  
  

• Sicheres Drucken: Sicheres Drucken verwendet verschlüsselte Warteschlangen und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter sensible Dokumente drucken können.

Die Bedeutung der Dokumentensicherheit für Unternehmen und Regierungsbehörden

• Vertraulichkeit und Vertrauen: Unternehmen und Behörden haben oft mit vertraulichen und geheimen Informationen zu tun. Die Gewährleistung der Sicherheit vertraulicher Daten ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Vertrauens bei Kunden, Interessengruppen und Bürgern.

• Compliance-Anforderungen: In vielen Branchen gelten strenge gesetzliche Vorschriften für den Umgang mit sensiblen Daten und deren Speicherung. Die Nichteinhaltung kann zu schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen und den Ruf eines Unternehmens schädigen.

• Schutz des geistigen Eigentums: Unternehmen investieren viel in Forschung und Entwicklung. Dokumentensicherheit ist unerlässlich, um geistiges Eigentum und geschützte Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Diebstahl zu schützen.

Wie die Dokumentensicherheitslösungen von TROY helfen können

TROY, ein führender Anbieter von Dokumentensicherheitslösungen, bietet innovative Produkte zur Verbesserung des Dokumentenschutzes für gedruckte und digitale Dokumente.


SecureDocs Sentry: Die SecureDocs Sentry Software von TROY bietet ein hohes Maß an Dokumentensicherheit durch Funktionen wie Serialisierung, Mikrodruck, Barcodierung, Wasserzeichen und mehr auf jedem Dokument. Das bedeutet, dass Geburtsurkunden, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, akademische Unterlagen, Führerscheine usw.


SecureDocs Sentry sichert sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente. Durch die Kombination von SecureDocs Sentry mit den UV-Druckern und Tinten von TROY können Sie die Sicherheit, die Sie für Ihr Dokument erstellt haben, drucken, so dass Diebstahl, Veränderung und Fälschung kein Thema mehr sind.

Weitere Produkte von TROY zur Dokumentensicherheit:

Fälschungssicherer Toner: Der fälschungssichere Toner von TROY für gedruckte Dokumente ist so konzipiert, dass er Verfälschungs- oder Reproduktionsversuchen widersteht. Diese Technologie bietet einen zusätzlichen Schutz gegen betrügerische Aktivitäten, wie z. B. chemische Veränderungen durch Ausbluten von Rot, was in verschiedenen Branchen häufig vorkommt.


TROY Sicherheitstinten und -toner: Patentierte Sicherheitstinten und -toner fügen Ihren hochwertigen Dokumenten eine versteckte Sicherheitsebene hinzu. Erleichtern Sie die Authentifizierung und erschweren Sie Fälschungen, indem Sie offene und verdeckte Sicherheitsebenen hinzufügen, die mit dem richtigen UV-Verifikationslicht blau fluoreszieren.


TROY UV-Drucker: TROY UV-verstärkte HP-Drucker können die dynamischen UV-Wasserzeichen, die in Ihrer SecureDocs Sentry-Vorlage erstellt wurden, auf Papier drucken.

Die Bedeutung der Dokumentensicherheit darf in der heutigen datengesteuerten Landschaft nicht unterschätzt werden. Unternehmen und Behörden müssen umfassende Lösungen einsetzen, um Risiken zu minimieren und sensible Informationen zu schützen. TROYs Engagement für Innovationen, wie z. B. der fälschungssichere Toner und die SecureDocs Sentry-Software, macht das Unternehmen zu einem zuverlässigen Verbündeten im Kampf gegen Datenschutzverletzungen und unbefugten Zugriff. Die Einführung dieser Lösungen ist nicht nur eine proaktive Maßnahme, sondern eine strategische Investition in die Widerstandsfähigkeit und Langlebigkeit eines jeden Unternehmens.