Kehren Sie im Jahr 2025 ins Büro zurück? Das werden Sie brauchen

Uh-oh. It seems like the days of working remotely, whether full time or on a hybrid schedule, are coming to an end. 

In diesem Herbst kündigten zwei große Unternehmen, Amazon und Dell, an, dass ihre Angestellten Vollzeit im Büro arbeiten müssen.

Sind die Mitarbeiter bereit, zurückzukehren?

Diese Umstellung stellt einen bedeutenden Übergang zurück zu den Arbeitsabläufen vor der Pandemie dar und wirft die Frage auf, ob andere Unternehmen diesem Beispiel folgen werden. Für die Mitarbeiter bedeutet die Vorbereitung auf diese Veränderung nicht nur, dass sie ihre Arbeitszeiten anpassen müssen, sondern auch, dass sie sich mit dem richtigen Büromaterial ausstatten müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Der Ripple-Effekt von Branchenführern

Die Entscheidung von Amazon und Dell, ihre Mitarbeiter wieder ganztägig im Büro zu beschäftigen, wird wahrscheinlich andere Unternehmen beeinflussen, die ähnliche Schritte in Erwägung ziehen. Diese Branchenführer führen mehrere Gründe für den Wechsel an, darunter die verbesserte Zusammenarbeit, die verbesserte Teamdynamik und den spontanen kreativen Austausch, der natürlicher im persönlichen Gespräch stattfindet. Da diese Giganten den Standard vorgeben, könnten auch kleinere Unternehmen ihre Richtlinien für die Telearbeit überdenken, um ein kohärenteres und dynamischeres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Aber wenn die Mitarbeiter so lange von zu Hause aus arbeiten, stellt sich die Frage: Sind die Büros bereit für die Rückkehr der Mitarbeiter? 

Das klingt vielleicht nach einer seltsamen Frage, ist aber eine echte Frage. Sind diese zuvor verlassenen Büros mit allen Geräten ausgestattet, die die Mitarbeiter benötigen, damit alles reibungslos funktioniert, sobald sie wieder da sind? Das ist vielleicht nicht der Fall. 

Was brauchen die Büros also? 

Rückkehr ins Büro in Vollzeit: Was Sie brauchen.

Wenn Sie in der Kreditorenbuchhaltung, der Gehaltsabrechnung, der Personalabteilung, im Bankensektor oder einer anderen Abteilung arbeiten, in der Sie und Ihr Team Schecks ausdrucken oder Rechnungen und Dokumente physisch oder digital versenden müssen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Büroausstattung auf dem neuesten Stand ist, den Bankstandards entspricht und so sicher wie möglich ist. 

Software zum Drucken und Schreiben von Online-Schecks

Wenn Sie Schecks von Ihrem Büro aus drucken, müssen Sie sicherstellen, dass die Software, die Sie und Ihr Team verwenden, für Ihre Rückkehr auf dem neuesten Stand ist. Die meisten On-Premise-Anwendungen können veraltet sein, wenn sie seit der Massenabwanderung aus den Büros nicht mehr gepflegt wurden. Ihre Scheckdrucklösung muss cloudbasiert sein und sich leicht in Ihr aktuelles ERP-System integrieren lassen. Cloud-basierte Systeme wie TROY AssurePay Check sind standortübergreifend skalierbar und werden automatisch auf die neuesten Server und Technologien aktualisiert, so dass Sie sich nicht um die Wartung vor Ort kümmern müssen. 

Mit AssurePay Check können Sie problemlos vollständige Stapeldateien hochladen, Ihre Schecks mit digitalen Unterschriften und Firmenlogos versehen, eine Vorschau anzeigen und zur Prüfung an die Bank senden - alles in einem Durchgang. Sehen Sie sich hier eine vollständige Demo der Software an. 

Blankoscheckbestand

Die beste und sicherste Art von Scheckmaterial für Unternehmen und Banken jeder Größe ist das Blankoscheckmaterial, das genau so aussieht, wie es klingt - völlig leer und ohne vorgedruckte Buchhaltungs- oder Bankleitzahlen. Blankoschecks sind eine dynamischere, kostengünstigere und fälschungssichere Lösung als vorgedruckte Schecks. Bei vorgedruckten Schecks sind die Kontodaten bereits auf das Papier gedruckt, was zu Problemen mit internem und externem Scheckbetrug führt. Weitere Informationen über Blankoschecks im Vergleich zu vorgedruckten Schecks finden Sie in unserem Blogbeitrag "Know The Difference" hier.  

MICR Toner

Wenn Sie in der Buchhaltung oder im Bankwesen tätig sind, sind Sie mit MICR wahrscheinlich sehr vertraut. Aber falls Sie eine Auffrischung brauchen, MICR (Magnetic Ink Character Recognition) ist eine Art magnetischer Toner, der es ermöglicht, Schecks maschinell statt manuell zu lesen und zu verarbeiten.

MICR ist eine Anforderung der American Banking Association und das schon seit geraumer Zeit. Auch wenn sich die Welt verändert hat und die meisten Unternehmen inzwischen über vollständig ferngesteuerte Optionen verfügen, fragen Sie sich vielleicht: "Ist MICR im Jahr 2024 immer noch eine Anforderung und wird es auch 2025 noch sein? Die Antwort lautet: Ja, MICR ist nach wie vor vorgeschrieben, daher ist die Implementierung von MICR in Ihre Scheckdruck-Suite für den Heimgebrauch unerlässlich. 
 

Sicherheit ist jedoch auch beim Scheckdruck von entscheidender Bedeutung, und Standard-MICR-Toner und -Tinte sind nicht resistent gegen gängige Betrugsversuche wie das Scheckwaschen - ein Problem, das immer mehr zunimmt.Beim Scheckwaschen waschen Kriminelle Informationen wie den Betrag, den Namen des Zahlungsempfängers, die Bankleitzahl usw.aus . Deshalb ist es wichtig, mit MICR Toner Secure zu drucken, dem patentierten MICR-Toner von TROY, zu drucken, der einen roten Farbstoff freisetzt, sobald versucht wird, einen Scheck zu waschen, wodurch der Scheck ruiniert und die Banken auf Betrug aufmerksam gemacht werden. Wenn ein Scheck nicht mit dem MICR Toner Secure von TROY gedruckt wird, verfügt er nicht über den notwendigen Schutz, um Scheckwaschen zu verhindern.

MICR-Drucker für den Schreibtisch

Ihr Büro hat wahrscheinlich Drucker, aber wie lange ist es her, dass Sie sie benutzt haben? Ältere Drucker, die nicht mit der neuesten Firmware und Hardware ausgestattet sind, sind nicht nur schwer zu bedienen, sondern können auch Sicherheitslücken verursachen. Veraltete Drucker können ein Einfallstor für Ihr Unternehmensnetzwerk sein, da sie leicht zu hacken sind. Dies ist besonders wichtig für den Scheckdruck, bei dem ständig Kontonummern und Unterschriften von Kunden gedruckt werden. Wenn Ihre Bürodrucker in diese Kategorie fallen, TROY HP MICR-Drucker sind die perfekte Option zur Aufrüstung.

TROY erweitert einen HP Standarddrucker um Sicherheitsfunktionen, die speziell für den Scheckdruck entwickelt wurden. Die MICR-Drucker von TROY sind bereits auf dem neuesten Stand der HP Wolf Security und können MICR-Zeilen (Buchhaltungs- und Bankleitzahlen) und Schriften in ihrer exakten Position drucken. Sie verfügen außerdem über eine Tonererkennungstechnologie und Fachsperren für erhöhte Sicherheit.

Mailing-Ausrüstung

Kommen wir nun zum Versand. Sobald Ihre Schecks gedruckt sind, müssen sie in Ihre Umschläge gesteckt, versiegelt und an die richtigen Empfänger verschickt werden. Angesichts der ständigen Portoerhöhungen und der IMI-Anforderungen, die bis Ende 2024 für alle Frankiermaschinen gelten, können Sie Ihre Frankiermaschine möglicherweise nicht einmal mehr mit Geld füllen. Es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, und der beste Weg, dies zu tun, ist ein Upgrade auf eine IMI-konforme Pitney Bowes SendPro Frankiermaschine, ein schlankes, platzsparendes, cloudbasiertes Gerät, das sich automatisch auf die neuesten Portokosten aktualisiert, so dass Sie immer den richtigen Betrag zahlen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie sich den Weg zum Postamt sparen. 

TROY ist auf Ihrer Seite

Die Rückkehr ins Büro kann sich überwältigend anfühlen, aber mit den End-to-End-Lösungen von TROY für das Büro kann der gesamte Übergang einfach und sicher gestaltet werden, ohne die Bank zu sprengen oder jahrelang aufrüsten zu müssen. Mit der Software für den sicheren Scheckdruck, dem Blankoscheckmaterial, dem MICR Toner Secure, den Desktop MICR Druckern und den aktuellen Versandgeräten wird Ihr Büro wie eine gut geölte Maschine laufen. 

Stöbern Sie in unserem Shop, um herauszufinden, welche Optionen für Sie geeignet sind.