5 Vorteile einer Faltschachtel-Klebemaschine

Lernen Sie Mark kennen, einen Leiter der Kreditorenbuchhaltung, der sich um die finanziellen Belange eines wachsenden Unternehmens kümmert. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch das Volumen der ausgehenden Schecks, die Mark und sein Team regelmäßig verschicken müssen.  

Früher konnte Marks Team den Postversand mit Leichtigkeit bewältigen - für das Falten, Kuvertieren und Versenden brauchten sie normalerweise nur etwa eine Stunde. Da sein Unternehmen jedoch neue Kunden und Lieferanten aufnimmt, hat sich diese einst einfache Aufgabe zu einem zeitaufwändigen Arbeitsaufwand von 2 bis 3 Stunden ausgeweitet.  

Herausforderungen bei der Kreditorenbuchhaltung 

Das Kreditorenbuchhaltungsteam von Mark ist eine engagierte Gruppe, die den finanziellen Herzschlag des Unternehmens verwaltet. Sie sahen sich jedoch mit einer gewaltigen Herausforderung konfrontiert. Die zunehmende Menge an Ausgangspost bedeutete, dass die einst einfache Routineaufgabe zu einem arbeitsintensiven Marathon geworden war.Das Falten, Kuvertieren und Verschließen der Post von Hand dauert etwa 12 Sekunden, das sind 300 Umschläge pro Stunde. Bei einem hohen Postaufkommen kann sich das ganz schön summieren.
 

Da das Team Stunden damit verbrachte, Schecks von Hand zu falten und zu kuvertieren, fanden sie einen Weg, um die Aufgabe für sich selbst unterhaltsam zu gestalten. Sie beschlossen, aus jeder Kuvertier- und Versandsitzung eine Pizza-Party zu machen. Dadurch wurde die Aufgabe zwar erträglicher, aber die Party brachte mehr Ablenkung und Nebengespräche mit sich, was zu einem Anstieg der Fehler beim Versand führte.

Marks Unternehmen musste Bußgelder zahlen, weil einige Schecks an die falschen Kunden geschickt wurden, wodurch die Privatsphäre der Kunden verletzt wurde. Mark wurde dafür von den Vorgesetzten zur Rechenschaft gezogen.  

Nicht nur die Fehler häuften sich, sondern aus den 2-3 Stunden, die mit dem Einfügen verbracht wurden, wurden drei- bis vierstündige Veranstaltungen, und die Kernaufgaben des Teams und die strategischen Initiativen begannen in den Hintergrund zu rücken.  

Mark möchte, dass sein Team produktiv bleibt, aber der Versand von Schecks ist ein wichtiger Teil ihrer Abteilung - wie sollten sie es sonst schaffen?  

Einführung von automatischen Faltschachtel-Kuvertiermaschinen

Als er erkannte, dass der Status quo zu viel war, beschloss Mark, einen besseren Weg zu finden. Anstatt mehr Personal einzustellen, stellte er Nachforschungen an. Mark googelte "automatischer Ordnereinleger", und was er fand, schien wie ein Geschenk des Himmels.  

Die Relay-Kuvertiermaschine von Pitney Bowes war ein Hoffnungsschimmer für Mark und sein Team. Diese Spitzentechnologie versprach, den mühsamen Prozess des Faltens und Kuvertierens von Dokumenten in Umschläge zu automatisieren und so den Arbeitsablauf zu vereinfachen. 

Was ist eine Pitney Bowes-Kuvertiermaschine? 

Pitney Bowes ist ein führender Anbieter in der Versand- und Portobranche und entwickelt seit über 100 Jahren innovative Lösungen. Zu den Lösungen gehören nicht nur Falz- und Kuvertiermaschinen, sondern auch Frankiermaschinen, automatische Brieföffner, Adressierungssoftware und vieles mehr. Als offizieller Geschäftspartner von Pitney Bowes freut sich TROY, diese einzigartigen Produkte zusammen mit unserem Katalog an Sicherheitslösungen zur Betrugsbekämpfung anbieten zu können.

Die Pitney Bowes Relay Kuvertiermaschine faltet, kuvertiert und verschließt Umschläge für Sie, so dass Sie keine wertvolle Zeit damit verschwenden, dies selbst zu tun. Mit der Relay-Kuvertiermaschine sparen Sie wertvolle Zeit und Geld und haben gleichzeitig die Gewissheit, dass Ihre Kommunikation korrekt zusammengestellt und pünktlich verschickt wird. 

Die Relay-Kuvertiermaschine von Pitney Bowes ist mit einer Software ausgestattet, die Effizienz und Integrität miteinander verbindet. Die Relay Integrity Software ermöglicht es dem Benutzer, den Falz- und Kuvertierprozess zu überwachen und 2D-Barcodes hinzuzufügen, die der Relay Kuvertierer dann liest, um seitenvariable Sendungen in die richtigen Umschläge zu stecken und so die Sicherheit privater Kundendaten zu gewährleisten.

Nachdem seine Firma den Relais-Inserter für ihr Team gekauft hatte, stellte Mark fest, dass sich sein Team auf 5 Kernebenen verbesserte.  

5 Vorteile des Einsatzes einer Faltschachtel-Kuvertiermaschine 

1. Zeitersparnis

Die Zeit, die für das manuelle Falten und Kuvertieren aufgewendet wurde, konnte mit der Relay-Kuvertiermaschine im Büro reduziert werden. Was früher eine tägliche Plackerei von 3 bis 4 Stunden war, wurde nun auf einen Bruchteil der Zeit reduziert, so dass sich Mark und sein Team wieder auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren können. 

2. Gesteigerte Produktivität

Der Relay Folder Inserter hat der Produktivität des AP-Teams neues Leben eingehaucht. Die einst mühsame und sich wiederholende Aufgabe des Faltens und Kuvertierens wurde zu einem rationalisierten, automatisierten Prozess, der es dem Team von Mark ermöglichte, sich wieder den wichtigen Aufgaben zu widmen.  

3. Genauigkeit und Präzision 

Die Präzision der Relay-Kuvertiermaschine beseitigte das Risiko von Fehlern beim Falz- und Kuvertiervorgang. Mark konnte nun sicher sein, dass die ausgehende Kommunikation seines Teams den hohen Standards entsprach, die für die Finanzdokumentation erforderlich sind. 

4. Skalierbarkeit 

Als das Unternehmen weiter wuchs, passte sich die Relay-Kuvertiermaschine nahtlos an das steigende Postaufkommen an. Das skalierbare Design stellte sicher, dass Sallys Team das wachsende Arbeitsaufkommen ohne Effizienzeinbußen bewältigen konnte. 

5. Kosteneinsparungen 

Über die unmittelbare Zeitersparnis hinaus brachte die Relay-Kuvertiermaschine erhebliche Kostensenkungen mit sich. Die Investition erwies sich nicht nur als technologisches Upgrade, sondern auch als strategischer Schritt in Richtung langfristiger finanzieller Effizienz.  

Vereinfachen Sie Ihre Prozesse mit Pitney Bowes und TROY

Marks Weg mit Pitney Bowes Relay Folder Inserters ist ein Beweis für die transformative Kraft der Automatisierung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Durch die Erleichterung des manuellen Faltens und Kuvertierens hat der Pitney Bowes Relay Folder Inserter Marks Team in die Lage versetzt, seine Zeit zurückzugewinnen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und das Wachstum des Unternehmens mit verbesserter Effizienz zu bewältigen. Für AP-Manager wie Mark ist der Pitney Bowes Relay Folder Inserter nicht nur eine Maschine, sondern ein Katalysator für den Erfolg in der dynamischen Welt des Finanzmanagements. In Verbindung mit den sicheren Scheck- und Dokumentendrucklösungen von TROY wird Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschine laufen.