5 Vorteile einer Faltschachtel-Klebemaschine

Beginnen wir diesen Blog mit einer einfachen Geschichte über Mark, einen Leiter der Kreditorenbuchhaltung, der für die finanziellen Aufgaben eines wachsenden Unternehmens zuständig ist. Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt auch das Volumen der ausgehenden Schecks und Mitteilungen, die Mark und sein Team regelmäßig verschicken müssen.  

Früher konnte Marks Team den Postversand mit Leichtigkeit bewältigen - für das Falten, Kuvertieren und Versenden brauchten sie normalerweise nur etwa eine Stunde. Da sein Unternehmen jedoch neue Kunden und Lieferanten aufnimmt, hat sich diese einst einfache Aufgabe zu einem zeitaufwändigen Arbeitsaufwand von 2 bis 3 Stunden ausgeweitet, manchmal auch mehr. 

Mailing-Herausforderungen nehmen weiter zu

Die zunehmende Menge an Ausgangspost wie Schecks und Rechnungen wurde zu einer Herausforderung für das AP-Team von Mark. Auch wenn das Kuvertieren von Post einfach ist, können Wiederholungen und Mühsal Routineaufgaben in arbeitsintensive Marathons verwandeln. Pür das Falten, Kuvertieren und Verschließen der Post von Hand werden etwa 12 Sekunden benötigt, das sind 300 Umschläge pro Stunde. Bei einem hohen Postaufkommen kann sich das ganz schön summieren.

Da das Team Stunden damit verbrachte, Schecks manuell zu falten und in Umschläge zu stecken, fanden sie Wege, sich selbst einen Spaß daraus zu machen.

Jede Sitzung zum Kuvertieren und Falten wurde zu einer Pizza-Party. Ja - das machte diese langweilige Aufgabe erträglicher, aber es brachte mehr Ablenkungen und Nebengespräche mit sich, was zu einem Anstieg der Fehler beim Versand führte.

Und was passiert, wenn Fehler passieren? Die Geldbußen steigen. Einige Schecks wurden an die falschen Kunden geschickt, was die Privatsphäre der Kunden verletzte und das Unternehmen Geld kostete. Mark wurde dafür von den Vorgesetzten in die Mangel genommen.  

Nicht nur die Fehler häuften sich, sondern aus den 2-3 Stunden, die mit dem Einfügen verbracht wurden, wurden 3-4 Stunden, und die Kernaufgaben des Teams begannen in den Hintergrund zu rücken. 

Mark möchte, dass sein Team produktiv bleibt, aber der Versand von Schecks ist ein wichtiger Teil seiner Abteilung. Wie sollten sie es sonst schaffen?  

Einführung von automatischen Faltschachtel-Kuvertiermaschinen

Mark beschloss, einen besseren Weg zu finden. Anstatt mehr Personal einzustellen, stellte er Nachforschungen an. Mark suchte und fand eine Kuvertiermaschine von Pitney Bowes. Diese automatischen Maschinen waren genau das, wonach Mark gesucht hatte: eine Maschine, die den Prozess des Faltens und Kuvertierens von Dokumenten in Umschläge einfach automatisieren konnte, was den Arbeitsablauf seines Teams vereinfachte und es wieder auf Kurs brachte.

Was ist eine Pitney Bowes-Kuvertiermaschine? 

Pitney Bowes ist ein führender Anbieter in der Mailing- und Portobranche und entwickelt seit über 100 Jahren innovative Versandlösungen mit Geräten wie Kuvertiermaschinen, Frankiermaschinen, automatischen Brieföffnern, Versandsoftware und mehr. Als offizieller Pitney Bowes Geschäftspartner bietet TROY jede Art von Versandausrüstung an, die für eine komplette End-to-End-Lösung benötigt wird, vom Scheckdruck bis zum Versand.

Die Pitney Bowes Relay® Kuvertiermaschine faltet, kuvertiert und verschließt Umschläge für Sie und nimmt Ihnen damit die gesamte manuelle Arbeit ab. Je nach Modell kann eine Relay-Kuvertiermaschine bis zu 5.400 Sendungen pro Stunde verarbeiten. So sparen Sie wertvolle Zeit und Geld und haben gleichzeitig die Gewissheit, dass Ihre Sendungen korrekt zusammengestellt und pünktlich verschickt werden. 

Die Relay®-Kuvertiermaschine automatisiert nicht nur das physische Falten und Kuvertieren von Schecks und anderen Dokumenten, sondern ist auch mit der Relay Integrity-Software ausgestattet, die es dem Benutzer ermöglicht, den Falt- und Kuvertiervorgang zu überwachen, damit keine Fehler unterlaufen. Mit dieser Software können Sie 2D-Barcodes hinzufügen, die der Relay Kuvertierer dann liest, um seitenvariable Sendungen in die richtigen Umschläge zu stecken und so sicherzustellen, dass private Kundendaten immer sicher sind und an den richtigen Empfänger gehen. 

Nachdem Mark sein Unternehmen davon überzeugen konnte, den Relais-Inserter für sein Team zu kaufen, stellte er fest, dass sich sein Team auf 5 Kernebenen verbesserte.  

5 Vorteile des Einsatzes einer Faltschachtel-Kuvertiermaschine 

1. Zeitersparnis

Der Zeitaufwand für das manuelle Falten und Kuvertieren wurde mit der Relay®-Kuvertiermaschine im Büro reduziert. Was früher eine tägliche Plackerei von 3 bis 4 Stunden war, wurde nun auf einen Bruchteil der Zeit reduziert, so dass Mark und sein Team sich wieder auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren können. 

2. Gesteigerte Produktivität

Der Relay Folder Inserter hat der Produktivität des AP-Teams neues Leben eingehaucht. Die einst mühsame und sich wiederholende Aufgabe des Faltens und Kuvertierens wurde zu einem rationalisierten, automatisierten Prozess, der es dem Team von Mark ermöglichte, sich wieder den wichtigen Aufgaben zu widmen.  

3. Genauigkeit und Präzision 

Die Präzision der Relay®-Kuvertiermaschine beseitigte das Risiko von Fehlern beim Falz- und Kuvertiervorgang. Mark konnte nun sicher sein, dass die ausgehende Kommunikation seines Teams den hohen Standards entsprach, die für die Finanzdokumentation erforderlich sind. 

4. Skalierbarkeit 

Als das Unternehmen weiter wuchs, passte sich die Relay®-Kuvertiermaschine nahtlos an das steigende Postaufkommen an. Das skalierbare Design stellte sicher, dass Sallys Team das wachsende Arbeitsaufkommen ohne Effizienzeinbußen bewältigen konnte. 

5. Kosteneinsparungen 

Neben der unmittelbaren Zeitersparnis brachte die Relay®-Kuvertiermaschine für Falzmaschinen eine erhebliche Kostenreduzierung mit sich. Die Investition erwies sich nicht nur als technologisches Upgrade, sondern auch als strategischer Schritt in Richtung langfristiger finanzieller Effizienz.  

Vereinfachen Sie Ihren Postversand mit Mappeneinsteckmaschinen

Vielleicht geht es Ihnen wie Mark, der mit dem Versand von Zahlungen, Papierschecks, Rechnungen usw. innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu kämpfen hat. Sie müssen nicht einmal in der Finanzbuchhaltung arbeiten, um mit manuellen Postprozessen zu kämpfen - Personal-, Lohnbuchhaltungs- oder Poststellenleiter haben ständig mit diesen Problemen zu kämpfen.

Die Pitney Bowes Relay-Kuvertiermaschine nimmt Ihrem Team die Arbeit des manuellen Faltens und Kuvertierens ab und gibt ihm so die Möglichkeit, seine Zeit zurückzugewinnen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und das Unternehmenswachstum mit höherer Effizienz zu steuern.

Laden Sie unsere Broschüre herunter und erfahren Sie mehr über unser Pitney Bowes Postangebot