Was kostet das Drucken eines Schecks wirklich?

Die meisten Unternehmen sind keine Experten, wenn es um den Druck von Schecks geht, und ein kleiner Fehler kann dazu führen, dass eine Bank eine Zahlung ablehnt. TROY-Kunden müssen sich darüber keine Gedanken machen, denn unsere Experten helfen ihnen beim Scheckdruck und zeigen ihnen, welche Kosteneinsparungen die sicherste Methode mit sich bringt. 

Wenn ich mit bestehenden Kunden spreche, die nach Möglichkeiten zur Modernisierung der Zahlungsabwicklung suchen, und wenn ich mit potenziellen Kunden über das breite Thema des Scheckdrucks spreche, stelle ich immer zuerst dieselbe Frage.

"Wie viel geben Sie heute pro bearbeiteten Scheck aus?"

Die Antwort ist fast immer dieselbe: "Ich weiß es nicht" oder eine andere, ebenso vage Antwort. Verstehen Sie mich nicht falsch, das ist eine völlig verständliche und vernünftige Antwort auf diese Frage. Ein großer Teil der TROY-Kunden hat mit der Erstellung von Schecks nichts am Hut, es ist eine notwendige Aufgabe, eine Aufgabe, die erledigt werden muss, um das Kerngeschäft zu ermöglichen. Es gibt auch die Idee, dass "ein Scheck ein Scheck ist, ein Scheck ist". Mehr gibt es nicht zu sagen, es gibt nur einen Weg, einen Scheck für eine Zahlung an jemanden zu erstellen. Vor diesem Hintergrund beginne ich eine Mini-Serie von Blog-Beiträgen, die sich mit den Kosten für den Druck von Schecks und die Verarbeitung von Zahlungen sowie mit der Frage befassen, wie sich die damit verbundenen Kosten senken lassen.

Die TROY Group hat mehrere neue Technologien entwickelt, um die Sicherheit von Schecks zu erhöhen, die Kosten für die Zahlungsabwicklung zu senken und Unternehmen bei der Umstellung von veralteten Prozessen auf moderne, kostensparende Verfahren für den Scheckdruck zu unterstützen. Doch bevor ein Unternehmen seine Arbeitsabläufe vertrauensvoll aktualisieren kann, ist es wichtig, den aktuellen Arbeitsablauf und die damit verbundenen Kosten zu verstehen. 

Lassen Sie uns von vorne beginnen...

Wie hoch sind die Kosten für den Druck von Schecks? Zunächst einmal ist es unmöglich, bei diesem Thema ganz genau zu sein. Die Betriebskosten variieren von Unternehmen zu Unternehmen, und ich möchte keine Vermutungen über Ihre spezielle Situation anstellen. Daher werde ich grobe Annahmen treffen und mein Bestes tun, um eine Reihe von Schätzungen zu geben, die für alle Arten von Unternehmen gelten sollen. Ziel dieser Blogserie ist es, Ihnen Informationen über den Scheckdruck an die Hand zu geben, die Ihnen helfen, Ihre Kosten zu kontrollieren.

Eine schnelle Internetrecherche ergibt eine breite Spanne von $4-$20 pro gedrucktem Scheck - in einigen Fällen kann die Spanne noch etwas größer sein. Die meisten der aus verschiedenen Quellen zitierten Zahlen werden jedoch nicht wirklich erklärt. Ich habe kein Interesse daran, wild eine Zahl zu nennen, um einen Verkauf zu fördern. Ich möchte eine echte Aufschlüsselung dessen, was der Druck eines Schecks Ihr Unternehmen kosten könnte.

Der Versand von 50 Schecks kostet die Unternehmen 200 bis 1.000 Dollar pro Monat.

Das muss nicht so sein, aber zuerst müssen wir verstehen, warum es so ist.

Die Regeln

Lassen Sie uns einige Grundregeln aufstellen, meine Annahmen, um die Druckkosten zu überprüfen:

• Die Kosten für eine Briefmarke/Versand sind nicht enthalten.

  • Meiner Meinung nach ist die Einbeziehung der Versandkosten in die Scheckkosten zwar eine Überlegung wert, aber eher ein Problem des Versandprozesses als ein Problem des Scheckdrucks.

 

• Ich gehe von 50 Schecks pro Monat aus.

  • Es ist eine Zahl, die man sich leicht vorstellen und ausrechnen kann. Außerdem ist sie im Großen und Ganzen repräsentativ für das Scheckvolumen von Kleinunternehmen.

 

• Ich werde mich auf die "harten" Kosten des Scheckdrucks konzentrieren.

  • Ein Beispiel für harte Kosten sind Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner usw.).

 

• Ich werde das Thema der "weichen" Kosten ansprechen.

  • Arbeitskosten/Stunden wären ein Beispiel für "weiche" Kosten. Ich bezeichne diese Kosten als "weich", da sie von Unternehmen zu Unternehmen variieren, und auch die Art und Weise, wie die Unternehmensleitung echte Arbeitskosten betrachtet, ist unterschiedlich.

  • Ich werde nur grob auf die Arbeitszeit eingehen, die für den Scheckdruck aufgewendet wird. Ich glaube, dass er wichtig ist, aber ich habe nicht viel über Ihre spezifischen Arbeitskosten zu sagen. Ich möchte nur darauf hinweisen, dass dies zu berücksichtigen ist.

  • Ich möchte nicht zu viel über Ihre spezifischen Arbeitskosten vermuten.
    

 

• Ich werde die Preise von großen Einzelhändlern sowohl online als auch im Ladengeschäft angeben.

  • Mein Ziel ist es, einen realistischen Bereich zu erörtern, in den die meisten Unternehmer beim Kauf von Materialien für den Scheckdruck fallen würden.

  • Natürlich können sich die Preise aufgrund von Verkäufen, Marktdruck oder anderen unvorhersehbaren Umständen ändern. Ich versuche jedoch, einen ehrlichen Überblick über die Kosten zu geben, die den meisten Unternehmen für den Scheckdruck entstehen würden.

Das Papier

Die meisten kleinen Unternehmen verwenden für den Druck ihrer Schecks vorgedrucktes Scheckmaterial. In der Regel ist dies der einfachste Weg für ein Unternehmen, einen Scheck zu bearbeiten und zu versenden. Es ist selten, wenn überhaupt, der kostengünstigste Weg. Die meisten Unternehmen sind jedoch keine Experten, wenn es um den Druck von Schecks geht, und es ist leicht, etwas zu tun, was die Bank ablehnt. TROY-Kunden müssen sich darüber keine Gedanken machen, denn unsere Experten helfen ihnen bei der Abwicklung des Scheckdruckverfahrens.

Die Preise variieren von Anbieter zu Anbieter, und es kommt auf die Optionen an; dies ist jedoch die zu erwartende Spanne von den niedrigsten bis zu den höchsten Optionen, vorausgesetzt, Sie kaufen jeweils 150 vorgedruckte Schecks (oder den Druck von 50 Schecks pro Monat für etwa 3 Monate).

Versteckte Kosten von vorgedrucktem Scheckmaterial

Abgesehen von den hohen Kosten für vorgedruckte Schecks besteht ein hohes Risiko von Diebstahl und Verlust. Es ist schwer zu beziffern, aber der Zeit- und Kostenaufwand für die Kontrolle des Bestands an vorgedruckten Schecks ist beträchtlich, noch bevor die Kosten für das Verbrauchsmaterial berücksichtigt werden. Dann die Kosten für Ihr Unternehmen, wenn jemand ein paar Bögen stiehlt und Schecks von Ihren Konten einlöst.

Der Umschlag

Hierfür gibt es eine Reihe von Optionen, wobei sich die Platzierung der Fenster, die Sicherheitsmerkmale und die Selbstversiegelung auf die Kosten auswirken. Wie beim vorgedruckten Scheckmaterial gehe ich von 250 Umschlägen aus:

Die Schätzung des Preises für Briefumschläge kann schwierig sein. Im Gegensatz zu vorgedruckten Schecks ist das Risiko viel geringer, so dass es etwas einfacher ist, in großen Mengen zu kaufen, was die Kosten pro Einheit senkt. Außerdem können Sie sich für verschiedene ausgeklügelte Merkmale entscheiden, von der Fensterplatzierung bis zur Sicherheit. Jede Entscheidung hat einen erheblichen Einfluss auf die Endkosten. 

Der Drucker

An dieser Stelle wird die Preiskalkulation schwieriger. Durch den Kauf billigerer MICR-Druckermodelle kann Ihr Unternehmen zwar im Voraus Geld sparen, aber Sie gehen das Risiko eines mechanischen Defekts ein. Ein Drucker, der nicht funktioniert, kann im besten Fall Ihre wichtigen Zahlungen nicht drucken, was zu Verzögerungen und möglicherweise zu Gebühren oder schlimmer noch dazu führen kann, dass Sie den Drucker Jahre früher als geplant ersetzen müssen. Ganz zu schweigen von versteckten Kosten für Servicepläne und schlechtem Support durch den Verkäufer.

Der Toner

Der MICR-Toner ist für den Scheckdruck von entscheidender Bedeutung. Die Banken verlangen nicht nur die Verwendung von MICR-Toner, sondern auch bestimmte Qualitätsanforderungen, und nicht jeder MICR-Toner ist gleich. Die Beschaffung von billigem MICR-Toner birgt das Risiko einer geringen Ergiebigkeit oder einer Ablehnung durch die Banken, weil er die Anforderungen nicht erfüllt. Beide Szenarien werden Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten. Davon abgesehen: 

Alles auf einmal!

Ich möchte mich zu diesen Schätzungen ganz klar äußern. Es handelt sich nur um die absoluten Mindestkosten pro Kontrolle, genauer gesagt, um ein perfektes Anwendungsszenario. Ich kann mir keinen Prozess oder Arbeitsablauf vorstellen, der perfekt funktioniert und der nicht die Realität widerspiegelt. Dies ist ein Ausgangspunkt. Hier ist eine unvollständige Liste von Dingen, die sich auf die Kosten für den Druck eines Schecks auswirken können und dies auch tun:

• Umschläge werden zerrissen und können nicht mehr verwendet werden.

• Manchmal staut sich der Druck und ruiniert teures Scheckmaterial.

• Menschliches Versagen kann alle Arten von Nachdrucken verursachen.

• Die Tonermengen sind nur Schätzwerte.

• Drucker/Maschinen fallen immer wieder aus.

Hinzu kommen die Arbeitskosten, die Zeit, die durch den Austausch von Teilen verloren geht, und die Verzögerungen/Gebühren, die durch die verspätete Lieferung von Scheckmaterial oder Toner entstehen. Die Liste der Kosten variiert von Unternehmen zu Unternehmen, aber sie verdoppelt oder verdreifacht schnell die Kosten für jeden gedruckten Scheck. Wenn Sie sich die tatsächlichen Kosten des Scheckdrucks für Ihr Unternehmen ansehen, könnten Sie leicht 150 bis 200 Dollar pro Monat für den Druck von 50 Schecks allein für Verbrauchsmaterialien ausgeben. Wenn Sie die Kosten für Arbeit/Zeit mit einbeziehen und die Kosten für den Postversand berechnen, nähern Sie sich schnell den branchenüblichen Kosten von 200 bis 1000 Dollar für 50 Schecks.

Es ist wichtig, die wahren Kosten des Scheckdrucks zu beleuchten. Es ist leicht anzunehmen, dass die Kosten gering sind, weil es sich nur um einen Scheck, ein Stück Papier, handelt. Allerdings handelt es sich um ein äußerst kritisches Stück Papier. Oft betrachten Unternehmen die Notwendigkeit, Schecks zu versenden, als reine Geschäftskosten. Außerdem machen die Banken Schecks so kompliziert, dass es sich nicht lohnt, einen besseren Weg zu finden.

Das ist alles falsch.

Es gibt bessere Möglichkeiten, Schecks zu drucken, die den Bankstandards entsprechen und Ihrem Unternehmen Geld sparen. Die Experten der TROY Group helfen kleinen und großen Unternehmen jeden Tag beim Scheckdruck, bei der Zahlungsabwicklung und bei der Dokumentensicherheit. Im nächsten Teil dieser Blogserie werde ich auf die Alternativen zum Scheckdruck eingehen, die viele Unternehmen bereits mit unterschiedlichem Erfolg nutzen. Vielleicht kennen Sie bereits ACH, aber sind Sie auch mit eChecks oder digitalen Schecks vertraut? Kennen Sie die Gebühren, die mit diesen Zahlungsarten verbunden sind? Auf diese und weitere Fragen werde ich beim nächsten Mal eingehen!