Die Sicherheit von MICR: Was Sie wissen müssen

An einem gläubigen Montagmorgen musste der Sekretär einer Organisation für finanzielle Bildung - nennen wir ihn Sam - ein Formular beim Staatssekretär von Arizona einreichen. Für die Einreichung war eine Gebühr von 10 Dollar zu entrichten. Sam stellte einen Scheck aus, wie es jeder von uns tun würde, steckte ihn in einen Umschlag und warf ihn in den USPS-Kasten um die Ecke.

Am Dienstag hatte eine "genehmigte" Zahlung von 5.000 Dollar die Kasse der Financial Literacy Organization verlassen und war an eine Privatperson ausgezahlt worden. Die Organisation war Opfer eines Scheckbetrugs geworden. Der Betrüger hatte den Scheck abgefangen, seinen Inhalt manipuliert und 5.000 Dollar von der Organisation für finanzielle Allgemeinbildung und dem ahnungslosen Sam abgehoben.

Genau wie Sams Organisation haben immer mehr Unternehmen mit mehreren Fällen von Scheckbetrug zu kämpfen. Laut der von PwC durchgeführten Global Economic Crime and Fraud Survey, 2022, berichteten bemerkenswerte 51 % der befragten Unternehmen von Betrugsfällen in den letzten zwei Jahren. Dies ist der höchste Stand an Betrugsfällen seit der Erstellung dieser Studie vor zwei Jahrzehnten. Diese Statistik unterstreicht die Notwendigkeit für jedes Unternehmen, einen betrugsresistenten Arbeitsablauf für die Erstellung und Ausgabe von Schecks zu entwickeln. 

Einführung in MICR: So funktioniert es

Magnetic Ink Character Recognition (MICR) ist die Technologie, die Informationen auf Schecks, wichtigen Dokumenten und Zahlungsinstrumenten kodiert. Diese Kodierung wird von Maschinen gelesen, die Banken, Unternehmen und andere Organisationen bei der Bearbeitung von Schecks und anderen Finanztransaktionen unterstützen. So praktisch und effizient MICR auch ist, stellt es doch auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, wenn es nicht ordnungsgemäß verwendet wird. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über die Sicherheit von MICR wissen müssen und wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen geschützt ist.

Um die Sicherheit von MICR zu verstehen, müssen wir wissen, wie es funktioniert. MICR unterscheidet sich vom normalen Tintenstrahl- oder Laserdruck; es wird eine spezielle magnetische Tinte verwendet, die von Maschinen gelesen werden kann. Diese Tinte enthält Eisenoxidpartikel, die der Maschine helfen, den Text zu lesen. Das Problem dabei ist, dass sie manipuliert, vervielfältigt und gefälscht werden kann. Kriminelle können mit spezieller Software und Ausrüstung gefälschte Schecks erstellen, die echt aussehen und Banken und Privatpersonen täuschen können. Um dieses Risiko zu bekämpfen, muss die MICR-Technologie sicher verwaltet werden. Dazu gehört die Kontrolle des Zugangs zu MICR-Druckern und Papier, die Pflege aktueller Sicherheitsprotokolle und -software sowie die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter, damit sie verdächtige Aktivitäten erkennen und melden können.

Die Sicherheit der MICR-Technologie beschränkt sich nicht auf die physische Sicherheit. Auch die Cybersicherheit ist ein wichtiges Anliegen. In unserer zunehmend digitalen Welt gibt es mehr Möglichkeiten für Datenmissbrauch und Diebstahl. Wenn ein Krimineller Zugang zu den MICR-Dateien Ihres Unternehmens erhält, kann er die Daten manipulieren oder für illegale Zwecke verwenden. Der beste Weg, Cybersecurity-Risiken im Zusammenhang mit MICR zu begegnen, sind strenge Zugangskontrollen und regelmäßige Datensicherungen. Dazu gehören die regelmäßige Aktualisierung der Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur befugte Mitarbeiter auf die Dateien zugreifen können, die Verwendung einer mehrstufigen Authentifizierung und eine sichere Backup-Lösung für den Fall einer Sicherheitsverletzung.

Es ist auch wichtig, die Sicherheit des MICR-Druckverfahrens zu berücksichtigen. Obwohl MICR-Tinte häufig für Schecks verwendet wird, muss sie von hoher Qualität sein und den neuesten Sicherheitsmerkmalen entsprechen. Wenn die Tinte zu hell ist oder die magnetischen Eigenschaften nicht richtig funktionieren, kann dies die Wahrscheinlichkeit von Fälschungen erhöhen. Sie sollten Ihre MICR-Drucker immer mit sicherem Papier ausstatten, das Sicherheitsmerkmale wie Mikrodruck, Wasserzeichen und andere schwer zu kopierende Designelemente aufweist. Für zusätzliche Sicherheit sollten Unternehmen auch die Integration von MICR-Druckern mit sicherer Drucksoftware in Betracht ziehen, die einen Prüfpfad bietet und die Datenintegrität gewährleisten kann.

Schließlich gibt es auch Überlegungen zur Einhaltung von Vorschriften. Verschiedene Regulierungsbehörden wie die Payment Card Industry, der Sarbanes-Oxley Act und der HIPAA haben spezifische Anforderungen an die MICR-Technologie und ihre Sicherheit. Als Manager ist es wichtig, sich mit diesen Standards vertraut zu machen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen diese einhält. Die Nichtbeachtung dieser Normen kann schwerwiegende Folgen wie Geldstrafen, rechtliche Haftung und negative Auswirkungen auf den Ruf haben.

Betrugssichere Arbeitsabläufe beim Scheckdruck mit den MICR-Lösungen der TROY-Gruppe

Unsere MICR-Drucklösungen zeichnen sich durch ihre außergewöhnlichen Sicherheitsmerkmale aus, die sie zur idealen Wahl für den Scheckdruck machen. Mit unserem Angebot an MICR-Druckern bieten wir verschiedene Sicherheitsstufen an, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Auf diese Weise können Sie genau die Funktionen nutzen, die Sie wünschen, ohne für unnötige Funktionen bezahlen zu müssen.
Diese Sicherheitsstufen umfassen:

1. Auto-Protect Font - Druckt automatisch "void", wenn ein Auftrag an einen Nicht-TROY-Drucker weitergeleitet wird.
2. Sichere 3-Positionen-Schlüsselverriegelung - Ermöglicht die physische Verriegelung der sicheren Ressourcen des Druckers und schützt Unternehmen vor Betrug, indem der unbefugte Zugriff auf Ressourcen verweigert wird.
3. TROYMark™- Intelligente Technologie zum Schutz vor Manipulationen, die ein sich wiederholendes Wasserzeichen mit variablen Scheckdaten auf dem Hintergrund des Schecks (z. B. Zahlungsempfänger und Betrag) erzeugt

Troy-Drucker bieten außerdem umfangreiche Sicherheitsfunktionen, die in Ihre Scheckdruck-Workflows integriert werden können, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Diese Funktionen umfassen:

• Audit Trail Reporting - zur Verfolgung jedes gedruckten Sicherheitsschecks.
• Ver- und Entschlüsselung - um den Schutz des sensiblen Druckdatenverkehrs über ein Netzwerk zu gewährleisten.
• Papierfachsperren und -zuordnung - um unbefugte Papierfachaufrufe außer Kraft zu setzen und sicherzustellen, dass Spezialpapier nur bei Bedarf für den Druck verwendet werden kann.
• Geschützte Signaturen und Logos - um den Zugriff auf druckerresidente Signaturen und Logos zu beschränken, indem sie durch ein Passwort geschützt werden.
• PIN-aktivierte Kontrollen - schränkt sowohl MICR- als auch Nicht-MICR-Druckaufträge ein.

Erste Schritte mit MICR

MICR ist eine effiziente und weit verbreitete Technologie für die Bearbeitung von Schecks und anderen Finanztransaktionen. Ihre Verwendung setzt Unternehmen jedoch auch potenziellen Sicherheitsrisiken aus. Manager müssen der Sicherheit des MICR-Drucks, der Daten und der Zugriffskontrollen Priorität einräumen, um Schwachstellen oder Betrugsfälle zu vermeiden. Wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten und sich über die neuesten Sicherheitsprotokolle auf dem Laufenden halten, können Sie dazu beitragen, die Finanztransaktionen Ihres Unternehmens zu schützen und Sicherheitsverletzungen zu verhindern.

Wenn Sie mehr über die von uns angebotenen MICR-Lösungen wie Drucker, Toner, Scheckpapier und anderes Zubehör erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an einen unserer Vertreter.