Kleine und mittlere Unternehmen sind sich einig, dass die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ein Alptraum ist. Die Prozesse umfassen den Abgleich physischer Rechnungen, die mit der Post kommen, das Durchsuchen einzelner E-Mails, um die Rechnungen zusammenzustellen, das Sicherstellen der Richtigkeit der Rechnungen, das Unterzeichnen einiger Schecks für die physischen Rechnungen und die Durchführung digitaler Zahlungen, um den Prozess abzuschließen. Dieser langwierige Prozess schafft Raum für menschliche Fehler und Ineffizienzen, die sich negativ auf die Unternehmen auswirken.
Und was sind die größten negativen Auswirkungen? Bei KMU ist ein unzureichendes Kreditorenmanagement für das Scheitern von etwa 80 % dieser Unternehmen verantwortlich. Wie Sie wahrscheinlich wissen, führen fehlgeleitete Zahlungen zu geringerem Vertrauen und geringerer Verantwortlichkeit, was bei den Lieferanten nicht gut ankommt. Wenn Sie sich also für den Weg der Digitalisierung entscheiden, um Ihre Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren und zu rationalisieren, werden Fehler und Vergesslichkeit in diesem Prozess vermieden.
Die Digitalisierung: Die ideale Welt der Kreditorenbuchhaltung
Die ideale Welt der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung beruht in hohem Maße auf Digitalisierung, Automatisierung und Zentralisierung, um menschliche Fehler und die mit der Verwaltung von Rechnungen verbundene Langeweile zu vermeiden. Zunächst überwacht ein zentralisiertes System die Nachrichtenkanäle, um jede Rechnung zu verfolgen, die an Ihr Vertriebs- und Marketingteam gesendet wird. Das zentralisierte System leitet die richtigen Rechnungen automatisch an die richtigen Personen zur Genehmigung weiter, stellt sicher, dass die Rechnungen mit den gegebenen Angeboten übereinstimmen, und informiert darüber, dass die Zahlungsdetails korrekt sind. Als Nächstes holt das System die Genehmigung ein, um Zahlungen über physische oder elektronische Schecks an Lieferanten auszustellen und deren Lieferung zu verfolgen. Schließlich werden alle Finanzausweise automatisch aktualisiert und im System für die nächsten Zahlungsrunden gespeichert. All dies geschieht in Echtzeit.
Obwohl die Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung mit beachtlichem Erfolg eingeführt wurde, ist ein vollständig autonomer Prozess noch nicht möglich. Digitalisierte Lösungen wie TROY FlexPay helfen, die Lücke zwischen der realen und der idealen Welt durch Automatisierung, eine zentrale Plattform und die Bereitstellung von Echtzeit-Transparenz im Prozess zu schließen.
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit TROY FlexPay
TROY FlexPay ist eine zentralisierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung, die es Ihrem Unternehmen erleichtert, seine Rechnungen in einem digitalisierten System zu sammeln, diese Rechnungen mit den gegebenen Angeboten abzugleichen und Zahlungen gemäß den spezifischen Anforderungen Ihrer Lieferanten vorzunehmen. Zur Verwaltung des Kreditorenprozesses nutzt die App die Automatisierung, um die Dateneingabe zu vereinfachen und zeitnahe Benachrichtigungen an die Entscheidungsträger zu senden. Da die App auf Automatisierung setzt, ist es auch möglich, potenzielle Fehler wie Kontodifferenzen und Fehlberechnungen anhand der verfügbaren Daten aus früheren Transaktionen oder verfügbaren Rechnungen zu erkennen.
Die Erfassung von Kreditoreninformationen ist nur der erste Schritt zur Vereinfachung Ihrer Zahlungsprozesse. Der zweite Schritt umfasst die Funktionen von TROY FlexPay zur Zentralisierung von Zahlungsabläufen und zur Bereitstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit für Ihre Finanzabteilung. Die Zentralisierung stellt sicher, dass alle Rechnungen, egal wie sie zugestellt werden, zentral gespeichert werden und von berechtigten Personen abgerufen werden können. Die Workflows werden dann den richtigen Personen zugewiesen, um deren Genehmigung einzuholen, z. B. um mögliche Probleme zu erkennen oder Zahlungen zu genehmigen.
Ein weiteres Leistungsmerkmal der Kreditorenbuchhaltungs-App ist die Synchronisation mit Ihrer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks. TROY FlexPay lässt sich nahtlos in QuickBooks Desktop- und Online-Lösungen integrieren, um Ihre Zahlungsoptionen zu sichern. Die Zentralisierung, Automatisierung und Synchronisierung mit QuickBooks sorgt dafür, dass Sie etwa 60 % der Zeit für die Verwaltung von Kreditorenprozessen einsparen können.
Optimieren und sichern Sie Ihre Scheckzahlungen mit TROY FlexPay
Natürlich bieten einige Zahlungs-Apps, wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, einige der oben genannten Funktionen, aber hier unterscheidet sich TROY FlexPay. Die App vereint die Nutzung und Erstellung von digitalen Schecks oder physischen Schecks, um Zahlungen zu tätigen und gleichzeitig den gesamten Prozess zu sichern.
Ein wesentliches Merkmal von TROY FlexPay ist die Unterstützung des Scheck-Erstellungsprozesses. Die Nutzung der digitalen Scheckzahlungsfunktionen ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Bankkonten Ihrer Lieferanten zu verknüpfen und Schecks für diese zu erstellen. Mit dieser Funktion erhalten Sie einen zentralen Arbeitsablauf, in dem die Lieferantenrechnung, der zu zahlende Betrag, das Lieferantenkonto und der für die Zahlung bestimmte Scheck in einem Fenster oder auf einer Seite und in Echtzeit angezeigt werden. Sie können auch sichere physische Schecks erstellen, indem Sie die App verwenden, um Schecks bei Bedarf auf Blankopapier zu drucken.
Der Zahlungs- und Scheckerstellungsprozess ist zudem mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, die sicherstellen, dass böswillige Akteure keine IT-Schlupflöcher ausnutzen, um Ihr Unternehmen zu betrügen. Zu diesen Sicherheitsmerkmalen gehören die 2-Faktor-Authentifizierung und die Mikro-Einzahlungsüberprüfung, die den Scheck- und Zahlungsbetrug reduzieren.
TROY FlexPay vereint die Welt des digitalen und des physischen Scheckdrucks und gibt Ihnen und Ihren Lieferanten die Möglichkeit zu entscheiden, welche Zahlungsstruktur oder -option sie bevorzugen. Wir sind stolz darauf, kleine und mittelständische Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung zu unterstützen. Die TROY FlexPay App basiert auf unserer jahrzehntelangen Erfahrung in der Vereinfachung und Sicherung von Zahlungsprozessen. Sie können TROY FlexPay noch heute kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden. KMUs erhalten eine 30-tägige kostenlose Testoption, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen.
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