Ist Ihr AP-Prozess sicher? 4 Best Practices für B2B-Zahlungen

Können Ihre Kreditorentransaktionen als B2B-Zahlungen (Business-to-Business) eingestuft werden? Die Antwort lautet: Ja. Ihre Verkäufer oder Lieferanten führen eigene Geschäfte, und Ihre Rechnungszahlungen fallen in die Kategorie B2B. Die B2B-Zahlungen werden im Jahr 2023 die Marke von 113 Billionen US-Dollar erreichen, und es wird erwartet, dass sie im Laufe der Jahre weiter steigen werden. Die Abwicklung von Transaktionen im Wert von 113 Billionen Dollar verläuft jedoch nicht ohne Probleme. Im Jahr 2023 waren 65 % der Unternehmen von Finanzbetrug betroffen.

Die oben genannten Statistiken zeigen, dass mit der Zunahme von B2B-Transaktionen die Notwendigkeit entsteht, sichere Prozesse zu implementieren, um Betrug zu verhindern. Es ist jedoch wichtig, darauf hinzuweisen, dass der heutige Schwerpunkt auf den bewährten Verfahren für die Umsetzung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses liegt. Daher ist es nur recht und billig, auf die anderen Herausforderungen hinzuweisen, mit denen Unternehmen bei der Rechnungsstellung konfrontiert sind, abgesehen von Betrug.

Herausforderungen im Kreditorenbuchhaltungsprozess

1. Manuelle Dateneingabe - Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen? Auf dem Postweg oder per E-Mail? Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen haben aufgrund der Präferenzen ihrer Lieferanten mit beidem zu tun. Wenn Ihr Unternehmen in diese Kategorie fällt, dann kennen Sie die Herausforderungen, die mit der Suche nach Ihren Bestellungen, dem Abgleich von Konten und der Durchführung von Zahlungen mit Stift und Papier verbunden sind.

Das Zusammenstellen von Rechnungen von Hand oder manuell ist arbeitsintensiv und fehleranfällig. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Rechnung eines Lieferanten bei der Zahlungsabwicklung übersehen wird.

1. Rechnungen im Auge behalten - Physische Rechnungen können leicht verloren gehen, egal wie sorgfältig Sie Ihre Finanzunterlagen aufbewahren. Wenn eine Rechnung verloren geht, werden Sie sie wahrscheinlich vergessen oder den Lieferanten anrufen müssen, um eine neue Kopie zu erhalten. Wenn Sie die Zahlung vergessen, könnte dies Ihre Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten beeinträchtigen. Es könnte auch von potenziellen Investoren als rotes Tuch angesehen werden.
   
   
2. Betrugssicherheit - Genauso wichtig wie die Überwachung der Rechnungen Ihrer Lieferanten für den Kreditorenprozess ist, ist der aktive Schutz vor Betrug. Angesichts der großen Anzahl von Schecks, die mit veralteter Kreditorensoftware gedruckt werden, ist es wichtig, Ihre Kontoinformationen zu schützen, indem Sie auf Blankoschecks drucken und gleichzeitig die aktuellste Software verwenden, um das Risiko von Scheckdiebstahl, Scheckwäsche oder Software-Hacking zu verringern.
   
   

4 Best Practices zur Sicherung und Optimierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses

• Schmerzpunkte mit Technologie angehen - Mit welchen der oben genannten Herausforderungen hat Ihr Unternehmen zu kämpfen? Wenn es sich um eines der oben genannten Probleme oder eine Kombination davon handelt, wird die digitale Umgestaltung Ihrer Kreditorenbuchhaltung die meisten Ihrer Probleme lösen. Digitale Transformationslösungen beziehen sich hier auf Kreditorenbuchhaltungssoftware mit der Fähigkeit, Ihre Rechnungen in einem zentralen Dashboard zu erfassen. Die Zentralisierung löst Ihre Probleme bei der Datenerfassung, verringert die Gefahr, dass Rechnungen oder Bestellungen vergessen werden, und vereinfacht den Prozess der Kontenabstimmung. Sie können sich auch für den Einsatz von Technologien zur Verbesserung und Sicherung Ihrer Zahlungsprozesse entscheiden. Zahlungsprozesse wie ACH, ETF oder Schecks bieten Ihnen Optionen, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Lieferanten zu erfüllen.
  
  
• Integrieren Sie Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung in Ihre Buchhaltungssoftware - Buchhaltungssoftware wie QuickBooks ist ein hervorragendes Instrument zur Erfassung von Finanzdaten, mit dem Sie Ihre Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten können. Sie sind jedoch so konzipiert, dass sie eine Vielzahl von Finanzprozessen wie Gehaltsabrechnungen, die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Zahlung von Steuern usw. unterstützen, verfügen jedoch nur über begrenzte Funktionen zur Rationalisierung des Kreditorenprozesses. Sie können zwar Ihre Kreditorendaten, Rechnungen oder Bestellungen speichern, aber für den Abgleich, die Analyse und die Zahlung benötigen Sie eine Kreditorenbuchhaltungssoftware. Wenn Sie sich also für eine Kreditorensoftware entscheiden, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt, können Sie die Zahlungsprozesse für Ihre Lieferanten rationalisieren. Wie Sie die richtige Wahl treffen, erfahren Sie in dieser Checkliste.
  
  
• Quantifizierung der Vorteile von Technologieinvestitionen - Diese Best Practice richtet sich an Buchhalter, die Buchhaltungsabteilung und alle Mitarbeiter, die für die Kreditorenbuchhaltung zuständig sind und den Entscheidungsträgern über die Fortschritte berichten müssen. Wenn Sie in der Lage sind, den ROI für den Einsatz einer Kreditorensoftware zu quantifizieren, können Sie sich der kontinuierlichen Unterstützung durch Ihre Stakeholder sicher sein. Zu den Vorteilen, auf die Sie achten sollten, gehören sowohl materielle als auch immaterielle Vorteile. Stellen Sie sicher, dass Sie darlegen können, wie die Software den Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung reduziert, Fehler beseitigt, den Kontenabgleich automatisiert, die Berechnungen optimiert und die Beziehungen des Unternehmens zu den Lieferanten verbessert.
  
  
• Alle mit ins Boot holen - Die Entscheidungsträger, die den Einsatz von Kreditorenbuchhaltungslösungen in einem Unternehmen einführen, haben auch ihre Verantwortung. Dazu gehört auch, die Mitarbeiter oder Buchhalter davon zu überzeugen, dass der Einsatz einer Kreditorenbuchhaltungssoftware diese Tätigkeiten erleichtert und sie sich auf andere Dinge konzentrieren können. Die erfolgreiche Integration von Kreditorenbuchhaltungssoftware ist eine Investition, die sich immer wieder auszahlt.

Die nächsten Schritte

Ohne eine Kreditorenbuchhaltungssoftware kann Ihr Unternehmen diese Best Practices nicht umsetzen und die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung nicht nutzen. Der letzte Schritt zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung beginnt also mit dem Einsatz einer Software, die Ihre geschäftlichen Herausforderungen bewältigt. TROY FlexPay ist eine schlüsselfertige Kreditorenbuchhaltungssoftware, die mit den Tools und Funktionen ausgestattet ist, die Ihre Probleme lösen können. Registrieren Sie sich kostenlos oder fordern Sie eine Demo hier an.