Kreditorenbuchhaltung 101: Einführung in den digitalen und automatisierten Zahlungsverkehr

Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein wichtiger Cashflow-Indikator, der Aufschluss über die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens gibt. Aufgrund ihrer Bedeutung sollte jeder Buchhalter, Kleinunternehmer oder Unternehmer wissen, worum es sich dabei handelt und wie der Prozess zu handhaben ist. Dieser Blog bietet einen umfassenden Leitfaden für:

● Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung
● Berechnung, Prognose und Abstimmung von Kreditoren
● Die Bedeutung von Digitalisierung und Automatisierung für die Kreditorenbuchhaltung und
● Tools zur Rationalisierung und Vereinfachung der Kreditorenbuchhaltung.

Einführung in die Kreditorenbuchhaltung

Unter Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen versteht man alle Ihre Geschäftsausgaben mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung. Sie bestehen aus Ihren finanziellen Verpflichtungen gegenüber allen Verkäufern oder Lieferanten von Waren und Dienstleistungen für Ihr Unternehmen. Im Allgemeinen beziehen sich diese finanziellen Verpflichtungen auf Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind. Daher zählen Rechnungen, die Ihr Unternehmen sofort bezahlt, um die Artikel zu erhalten, nicht zu den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Neben den Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind in den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen keine Steuern, Sozialleistungen und sonstigen Ausgleichszahlungen enthalten. Sie konzentrieren sich ausschließlich auf Rechnungen, die von Verkäufern und Lieferanten eingehen. Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung bezieht sich auf die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Bestellung, dem Erhalt von Rechnungen und der Abwicklung von Rechnungszahlungen. Dieser Prozess kann in 4 wichtige Aktivitäten unterteilt werden:

1. Erstellung von Bestellungen
2. Empfang von erteilten Aufträgen
3. Erhalt von Rechnungen
4. Bezahlen der Rechnung und Abgleich der Buchhaltungsunterlagen.

Während die ersten beiden selbsterklärend sind, ist es wichtig, die Aktivitäten hervorzuheben, aus denen die beiden letzten Prozesse bestehen. Rechnungen werden auf unterschiedliche Weise empfangen, je nach Ihren Beziehungen zu den Lieferanten und deren Abrechnungsverfahren. Rechnungen können per E-Mail oder auf dem Postweg verschickt werden. Daher müssen sie ordnungsgemäß gesammelt werden, damit Sie Ihre Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung optimal erfüllen können. Nach der Erfassung muss jede Rechnung mit den Begleitdokumenten der Transaktion, wie z. B. Rechnungen, Lieferungen usw., verglichen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Zahlungen fristgerecht erfolgen, um die Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten zu verbessern und Ihre Kreditlinie zu erweitern. 

Berechnung und Vorhersage der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Das herkömmliche Verfahren zur Berechnung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist zeit- und arbeitsintensiv. Ein Beispiel: Das Unternehmen ABC hat über einen Abrechnungszeitraum von drei Monaten Waren von 50 Unternehmen gekauft. Um seine Verbindlichkeiten genau zu berechnen, muss ABC seine Rechnungen zusammenstellen, um den Betrag zu ermitteln, den es am Ende des Zahlungszeitraums zahlen muss. 

Die Konsistenz, mit der ABC seine Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen begleicht, kann auch zur Berechnung der Umschlagshäufigkeit der Verbindlichkeiten (APTR) herangezogen werden. Die Umschlagshäufigkeit gibt dem Unternehmen und den Investoren Aufschluss über den Cashflow des Unternehmens und darüber, wie konsequent es seinen finanziellen Verpflichtungen nachkommt. Zur Berechnung der Kreditorenquote müssen bestimmte Parameter bekannt sein. Dazu gehören: der Anfangsbestand der Verbindlichkeiten (BAP), die gesamten Lieferkäufe (TSP) und der Endbestand der Verbindlichkeiten (EAP). Zum Beispiel: ABC's: 

● BAP - 10.000 $
● TSP - 40.000 $
● EAP - 12.000 $
● Umschlagshäufigkeit der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen - TSP / (BAP + EAP) / 2 = 40.000 / (10.000 + 12.000) / 2 = 1,8

Das bedeutet, dass ABC seine Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen etwa zweimal in drei Monaten beglichen hat. Ein Rückgang der Umschlagshäufigkeit von ABC für das nächste Quartal bedeutet, dass das Unternehmen längere Zeit braucht, um seine Lieferanten zu bezahlen, und dass es möglicherweise finanzielle Schwierigkeiten hat oder seine Zahlungsstruktur mit den Lieferanten aktualisiert hat. Ein Anstieg der Quote bedeutet, dass das Unternehmen seine Lieferanten schneller bezahlt und möglicherweise finanziell gesund ist. 

Zur Vorhersage der Fähigkeit von ABC, seinen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, können Daten aus der Vergangenheit zur Umsatzquote herangezogen werden. Wenn die Umschlagshäufigkeit des Unternehmens alle drei Monate von 90 Tagen konstant bei 1,8 liegt, beträgt die durchschnittliche Anzahl der Tage, die zur Erfüllung der Rechnungen benötigt werden - 90 Tage/1,8 Umsätze = 50 Tage. Das bedeutet, dass ABC im Durchschnitt 50 Tage braucht, um seine Lieferanten zu bezahlen. 

Die Erkenntnisse aus den historischen Kreditorenbuchhaltungsdaten dienen als Grundlage für die Prognose der zukünftigen Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Diese Erkenntnisse können auch zur Planung künftiger Zahlungen an Lieferanten genutzt werden, um das Vertrauen zu stärken, Lieferrückstände zu beseitigen und die Auswirkungen erhöhter Kundenanforderungen auf den Cashflow abzuleiten.

Kreditoren und Debitoren

Neben den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind auch die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein wichtiger Indikator für den Cashflow und den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens. Wie bereits definiert, beziehen sich die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen auf Ihre finanziellen Verpflichtungen gegenüber Verkäufern oder Lieferanten von Waren und Dienstleistungen. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen beziehen sich auf das Geld, das Ihrem Unternehmen aus den von ihm erbrachten Dienstleistungen oder Waren geschuldet wird.

Obwohl Unternehmen auf verschiedene Geldquellen angewiesen sind, um ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu bedienen, wird der Betrag aus den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Allgemeinen zur Begleichung von Rechnungen verwendet. Im Idealfall ist ein gesundes Unternehmen eines, das die Gelder aus der Debitorenbuchhaltung zur Begleichung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, der Gehaltsabrechnungen und der laufenden Betriebskosten verwendet, ohne auf andere Geldquellen zurückzugreifen. 

Optimierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses durch Automatisierung

Das manuelle Zusammentragen von Hunderten von elektronisch oder physisch übermittelten Rechnungen und deren Überprüfung vor der Zahlung ist ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess. In vielen Fällen führt das Verlassen auf physische Prozesse zu verpassten Zahlungen, was das Vertrauen zwischen Lieferant und Empfänger schwächt. Zum Glück gibt es Softwareanwendungen, die den Prozess der Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Diese Anwendungen bieten Ihrem Unternehmen eine einzige Quelle der Wahrheit, um Rechnungen zu sammeln, Konten abzugleichen, Berechnungen zu automatisieren, Zahlungen vorzunehmen und Daten für die zukünftige Verwendung zu speichern. 

Eine einzige, zentralisierte Buchhaltungsplattform rationalisiert Ihren Buchhaltungsprozess durch Digitalisierung. Erstens entfällt die mühsame Dateneingabe, papierbasierte Prozesse werden abgeschafft und ein digitaler Prüfungsprozess wird erstellt, der menschliche Fehler reduziert. Ein Beispiel ist QuickBooks. Unternehmen nutzen QuickBooks Online und Desktop, um die Buchhaltung und die Anforderungen an die Buchführung auf einer zentralen Plattform zu optimieren. QuickBooks wird auch zur Speicherung von Finanztransaktionsdaten verwendet, die die Grundlage für die Kreditorenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und die Cashflow-Analyse eines Unternehmens bilden.

Modernste Software für die Kreditorenbuchhaltung nutzt die in QuickBooks gespeicherten Transaktionsdaten, um den Prozess der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Diese Anwendungen lassen sich in QuickBooks integrieren und greifen nur auf wichtige Kreditoreninformationen wie Rechnungen, Bestellungen und Auftragseingänge zu, um den Prozess zu starten. Unter Verwendung von QuickBooks-Daten automatisiert die Anwendung den Prüfungs- und Berechnungsprozess, um ein einziges Dashboard für die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu erstellen. 

Eine fortschrittliche Software für die Kreditorenbuchhaltung geht noch einen Schritt weiter, indem sie Ihrem Unternehmen verschiedene Zahlungsoptionen zur Erfüllung von Rechnungen anbietet. Diese Optionen können elektronische Überweisungen, E-Schecks und sichere physische Schecks umfassen, je nach den Zahlungsanforderungen des jeweiligen Lieferanten. 

Warum sich erfahrene Buchhalter und erfolgreiche Unternehmen für TROY FlexPay entscheiden

Statistiken zeigen, dass 70 % der Unternehmen mit unzureichenden Kreditorenbuchhaltungsprozessen in Konkurs gehen. Aus diesem Grund benötigen kleine und mittlere Unternehmen genaue Finanzdaten und Einblicke, um erfolgreich zu sein. TROY FlexPay ist eine schlüsselfertige Software zur Automatisierung, Rationalisierung und Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung. Die Anwendung arbeitet mit QuickBooks zusammen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen so zu bezahlen, wie Sie und Ihre Lieferanten es wünschen. Zu den Zahlungsoptionen für Rechnungen gehören EFT, ACH und physische Schecks , um Ihre Verbindlichkeiten zu erfüllen. 

Neben den finanziellen Vorteilen profitieren kleine und mittlere Unternehmen, die TROY FlexPay zur Digitalisierung und Rationalisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung einsetzen, von weiteren immateriellen Vorteilen:

● Optimierte Lieferanten-Empfänger-Beziehungen: Die Anpassung der Zahlungsoptionen an die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Lieferanten stärkt Ihre Position als vertrauenswürdiges, seriöses Unternehmen aus Sicht Ihrer Lieferanten.

● Die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Lieferanten vorhersehen: Anhand historischer Daten können Sie feststellen, wann die Lieferanten Aufträge erfüllen und Zahlungen vorzugsweise erhalten, so dass Ihr Unternehmen ein besserer Kunde für die Lieferanten ist. Wenn Sie die Fähigkeiten eines Lieferanten kennen, können Sie Ihre erhöhten Anforderungen an dessen Produktions- und Lieferkapazitäten anpassen. Dies hilft Ihrem Unternehmen auch, Probleme bei der Versorgung zu vermeiden.

● Nutzen Sie Benchmark-Daten: Die Analyse historischer Kreditorendaten im Hinblick auf Trends, wie z. B. steigende Kundenanforderungen, ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Auswirkungen von Trends auf Ihre Fähigkeit, Ihren Kreditorenverpflichtungen nachzukommen, vorherzusagen. 

Wenn Sie mehr über die Rationalisierung und Vereinfachung der Kreditorenbuchhaltung erfahren möchten, besuchen Sie die TROY FlexPay-Seite oder sprechen Sie noch heute mit einem Vertreter der TROY-Gruppe.