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Industrie
Bildung
Herausforderung
Das fragmentierte Altsystem der Texas A&M für den Scheckdruck führte zu Ineffizienzen, es fehlte eine zentrale Kontrolle und die veralteten manuellen Prozesse bremsten die betriebliche Effizienz.
Ergebnisse
AssurePay Check vereinigt die Finanzoperationen von Texas A&M in einem zentralen, cloudbasierten System, das die Arbeitsabläufe vereinfacht und eine einfache Verwaltung gewährleistet.
Wichtigstes Produkt
AssurePay Scheck
[AssurePay Check] ist wirklich sehr einfach zu bedienen. Manuelle Überprüfungen, Neudrucke oder tägliche Durchläufe erfordern jetzt weniger Aufwand. Selbst in abgelegenen Gebieten oder in Notsituationen sind wir sicher, dass wir die richtigen Werkzeuge haben, um erfolgreich zu sein.
Über das Texas A&M Universitätssystem
Das Texas A&M University System ist eines der größten Hochschulsysteme des Landes und umfasst 11 Universitäten, ein Health Science Center und acht staatliche Einrichtungen.
Die veralteten Finanzprozesse, die an ein altes Zahlungssystem gebunden waren, stellten die Universität vor große Herausforderungen. Durch die Zusammenarbeit zwischen der Finanz- und der IT-Leitung implementierte die Universität AssurePay Check, um die Effizienz zu steigern, die Arbeitsabläufe zu optimieren und ein einheitlicheres System zu schaffen.
Die Herausforderung
Die Verwaltung der Finanzgeschäfte der 22 Mitglieder des Texas A&M-Systems war keine leichte Aufgabe. Mit ihrem Altsystem Secure 32 hatte die Universität tagtäglich mit vielen Ineffizienzen zu kämpfen. Clint Merritt, Executive Director of Financial Management Operations, stellte fest:
"Sie war veraltet, nicht cloudbasiert und erforderte, dass wir alles lokal speichern und pflegen. Wenn etwas kaputt ging, wurde die Lösung des Problems ohne technische Ressourcen zu einer ernsthaften Hürde.
Jedes Systemmitglied unterhielt seine eigene Instanz, was zu einer Fragmentierung zwischen den Abteilungen führte. Die stellvertretende Leiterin des IT-Supports, Melissa Ray, fügte hinzu:
"Wir konnten einzelne Systemmitglieder nicht unterstützen, wenn ihre Prüfprozesse fehlschlugen. Wir hatten keine Sichtbarkeit oder Möglichkeit, Dateien systemweit zu importieren, was den Betrieb erheblich verlangsamte."
Die alltäglichen Abläufe waren besonders mühsam. Zu den häufigsten Ineffizienzen gehörten manuelle Scheckfreigaben und die Abhängigkeit von physischen Sicherheitsdongles für Druckaufgaben. Diese Probleme wurden durch das Fehlen einer zentralen Kontrolle noch verschärft, was die Behebung von Fehlern und die Angleichung an Standards erschwerte.
Die Lösung
Nach einer Empfehlung von Wells Fargo und Citibank schloss sich Texas A&M mit TROY zusammen, um AssurePay Check zu implementieren, ein cloudbasiertes, zentralisiertes System, das alle Finanzvorgänge vereinheitlicht.
Die Einführung von AssurePay Check verlief reibungslos und wurde durch die starke Unterstützung des TROY-Teams gefördert. Melissa Ray hob dessen Bedeutung hervor und erklärte:
"Das Wissen und die Reaktionsschnelligkeit des Support-Teams waren herausragende Eigenschaften. Wir haben zwar zusätzliche Zeit für die Standardisierung von Namenskonventionen und Profilen aufgewendet, aber es hat sich gelohnt, um Konsistenz zwischen den Systemmitgliedern zu erreichen."
Durch die Einführung standardisierter Arbeitsabläufe und Vorlagen konnte Texas A&M die Fragmentierung beseitigen und die Verwaltung abteilungsübergreifender Prozesse erleichtern.
Funktionen wie manuelle Scheckfreigaben und Neudrucke wurden nahtlos integriert, was die Benutzerfreundlichkeit und den erfolgreichen Einstieg für alle Benutzer verbessert.
"Die Tatsache, dass alle Beteiligten auf einer Instanz arbeiten, macht das Leben so viel einfacher. Schulung, Implementierung und Wartung sind jetzt ganz einfach." - Melissa Ray, stellvertretende Leiterin des IT-Supports
Die Ergebnisse
Die Implementierung von AssurePay Check führte zu sofortigen und weitreichenden Verbesserungen in den Finanzabläufen der Texas A&M:
Rationalisierte Prozesse: Die Bearbeitungszeit von Schecks für acht Mitglieder des Kernsystems wurde von bis zu 4 Stunden auf weniger als 2 Stunden täglich reduziert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führte.
✅Zentrale Kontrolle: Die einheitliche Plattform ermöglichte es den Teams von Clint und Melissa, alle 22 Systemmitglieder von einer einzigen Instanz aus zu überwachen und zu verwalten, was eine bessere Zusammenarbeit und Unterstützung ermöglichte.
✅Fehlerreduzierung: Durch die Automatisierung und Standardisierung von Vorlagen wurden Fehler reduziert und die Verantwortlichkeit erhöht, was besonders hilfreich war, um Probleme bei Störungen schnell zu beheben.
✅Benutzerfreundlichkeit: Die Einfachheit des Systems und die schnelle Bearbeitung durch die Benutzer aller Systemmitglieder. Kleinere Hochschulen konnten deutliche Verbesserungen feststellen, während die gemeinsamen Dienste für größere Einrichtungen wesentlich effizienter wurden.
✅Kostenvermeidung: Dadurch, dass die Texas A&M alle Prozesse im eigenen Haus durchführte, konnten die höheren Kosten, die mit der Auslagerung des Scheckdrucks verbunden sind, umgangen werden.
Die Umstellung des Texas A&M University System auf AssurePay Check zeigt den Wert einer zukunftsweisenden Technologie bei der Modernisierung der Finanzabläufe. Durch die verbesserte Effizienz, die Reduzierung von Fehlern und die zentralisierte Kontrolle hat die Universität erfolgreich die Zahlungsabläufe für eines der komplexesten und umfangreichsten Bildungssysteme des Landes optimiert. Sowohl Clint Merritt als auch Melissa Ray heben die Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit von AssurePay Check als Schlüsselfaktoren für den Erfolg hervor und setzen damit einen neuen Standard für operative Spitzenleistungen im Hochschulbereich.
Melissa brachte es am besten auf den Punkt: "Dieses System hat uns alles erleichtert, von der Implementierung bis zur laufenden Wartung. Es ist eine Lösung, die es den Teams ermöglicht, abteilungsübergreifend nahtlos zu arbeiten."
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