Wie ein großer Schulbezirk den Scheckdruck mit AssurePay Check verändert hat

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Industrie

Bildung

Herausforderung

Als die bisherige Software für die Kreditorenbuchhaltung und den Druck von Gehaltsschecks das Ende ihrer Lebensdauer erreichte, stand das Finanzteam eines großen unabhängigen Schulbezirks im Süden der USA vor einer großen Herausforderung.

Ergebnisse

Nach gründlicher Recherche entschied sich der Bezirk für die AssurePay Check-Software von TROY, um sowohl die Kreditorenbuchhaltung als auch den Druck von Gehaltsschecks abzuwickeln.

Wichtigstes Produkt

AssurePay Scheck

"Wir hatten ein System, das nicht nur unsere Produktivität einschränkte, sondern uns auch in Gefahr brachte. Jedes Mal, wenn wir den Dongle einsteckten, machten wir uns Sorgen, dass wir den Zugang komplett verlieren könnten, wenn er verloren geht oder beschädigt wird."

Finanzdirektor des Bezirks

Kunde Schulbezirk

Fallstudie Versicherung (1080 x 1080 px)

Über den Kunden

Seit über 70 Jahren widmet sich einer der größten und angesehensten unabhängigen Schulbezirke in Texas der Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Bildung durch erstklassige Schulen, spezialisierte Magnetprogramme und modernste Technologie. Der Bezirk betreut fast 60.000 Schüler an 70 Standorten und hat es sich zur Aufgabe gemacht, akademische Spitzenleistungen zu fördern und den Schülern die für ihren künftigen Erfolg erforderlichen technischen Fähigkeiten zu vermitteln.

Die Herausforderung

Als die Software zum Drucken von Schecks für die Kreditoren- und Gehaltsabrechnung des Schulbezirks das Ende ihrer Lebensdauer erreichte, stand die Finanzabteilung vor mehreren Herausforderungen. Die Abhängigkeit von einem physischen USB-Dongle für den Zugriff war ein großer betrieblicher Engpass. Außerdem war das Team aufgrund des fehlenden Supports für die Software anfällig für Sicherheitsrisiken und technische Ausfälle.

Das Team benötigte eine neue Lösung, die den USB-Dongle überflüssig macht, eine bessere Zugänglichkeit bietet und eine langfristige Softwareunterstützung gewährleistet. "Wir hatten zu lange mit veralteter Technologie gearbeitet, was die Effizienz der gesamten Abteilung beeinträchtigte", so der Leiter der Lohnbuchhaltung. "Wir brauchten etwas, das für die heutigen Anforderungen entwickelt wurde, nicht für die Vergangenheit.

Die Lösung

Nach einem umfassenden Evaluierungsprozess entschied sich der Schulbezirk für die AssurePay Check-Software von TROY, um die veraltete Scheckdrucklösung zu ersetzen. Ausschlaggebend für die Entscheidung war der Bedarf an einem moderneren, effizienteren und sichereren System, das die durch die alte Software verursachten betrieblichen Engpässe beseitigen würde. AssurePay Check bot die Flexibilität des Fernzugriffs, ohne dass ein physischer USB-Dongle erforderlich war, und verschaffte dem Team sofortige Erleichterung bei den logistischen Herausforderungen, mit denen es konfrontiert war.

Die Finanzabteilung benötigte eine Lösung, die ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, eine sichere Scheckverarbeitung sowohl für die Kreditorenbuchhaltung als auch für die Gehaltsabrechnung bieten und die Art von fortlaufendem Support und Updates bereitstellen konnte, die zur Vermeidung künftiger End-of-Life-Szenarien erforderlich sind. AssurePay Check erfüllte all diese Kriterien und noch mehr

USB-Dongle-freier Zugang: Einer der Hauptgründe für die Wahl von AssurePay Check war die Möglichkeit, auf einen USB-Dongle verzichten zu können. Dies bot dem Team mehr Flexibilität und ermöglichte den Zugriff auf das System von mehreren Arbeitsplätzen und bei Bedarf sogar aus der Ferne.

✅ Langfristiger Support und hohe Verfügbarkeit: Im Gegensatz zum vorherigen System wurde AssurePay Check mit kontinuierlichem Support, regelmäßigen Updates und hoher Verfügbarkeit geliefert. Dies gab dem Team die Gewissheit, dass sie auch in Zukunft ein sicheres und zuverlässiges System nutzen würden.

✅ Einfacher Übergang: Der Implementierungsprozess von AssurePay Check verlief reibungslos, wobei das TROY-Team den Bezirk bei der nahtlosen Umstellung tatkräftig unterstützte. Die Software wurde ohne größere Ausfallzeiten integriert, so dass sich das Finanzteam schnell an das neue System anpassen konnte.

"Wir wollten eine Lösung, die nicht nur das aktuelle Problem löst, sondern auch sicherstellt, dass wir in Zukunft keine weitere Softwarekrise erleben. AssurePay Check gab uns dieses Vertrauen.

Die Ergebnisse

Durch die Einführung von AssurePay Check wurden die Finanzvorgänge des Schulbezirks erheblich verbessert. Die Abschaffung des USB-Dongles ermöglichte es dem Finanzteam, flexibler und effizienter zu arbeiten und von jedem Ort aus auf das System zuzugreifen, ohne die früheren Einschränkungen. Diese neu gewonnene Flexibilität trug dazu bei, die Arbeitsabläufe zu straffen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu fördern.

Die verbesserten Sicherheitsfunktionen von AssurePay Check gaben dem Team darüber hinaus das Vertrauen in den Schutz sensibler Finanzdaten und gewährleisteten, dass alle Transaktionen sicher und konform mit den Branchenvorschriften waren.

Dank des kontinuierlichen Supports und regelmäßiger Software-Updates musste sich der Bezirk keine Sorgen mehr über die Risiken machen, die mit der Verwendung veralteter Technologie oder unerwarteten Ausfallzeiten verbunden sind. Die Umstellung auf AssurePay Check verlief reibungslos und mit minimalen Unterbrechungen, und die Finanzabteilung gewöhnte sich schnell an das neue System. Infolgedessen verbesserte sich die Arbeitsmoral des Teams, und die Abteilung arbeitet nun mit größerer Effizienz, Sicherheit und Vertrauen in ihre Finanzprozesse.