Großes Dentalunternehmen integriert TROY AssurePay Check in ERP-System, um die Effizienz der Scheckbearbeitung zu steigern

Die Herausforderung

Das Unternehmen nutzte zuvor ein altes Scheckverarbeitungssystem, das ineffizient war und nicht mit dem neuen ERP-System integriert werden konnte. Das manuelle Verfahren zur Erstellung von Schecks und positiven Gehaltsabrechnungen war zeitaufwändig, insbesondere bei der Verarbeitung großer Stapel. Darüber hinaus sah sich die Organisation mit Herausforderungen konfrontiert, als sie während der Pandemie auf Fernarbeit umstellte und eine flexiblere, digitalfreundliche Lösung für die Scheckverarbeitung benötigte.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu meistern, implementierte das Unternehmen TROY AssurePay Check, das eine nahtlose Integration mit dem ERP-System ermöglichte. Zu den wichtigsten Merkmalen gehörten die Möglichkeit, große Mengen an Schecks effizient zu verarbeiten, sowie verbesserte Sicherheits- und Genehmigungsabläufe.

Eine wichtige Funktion, die im Jahr 2021 hinzugefügt wurde, war die Fernautorisierung, die digitale Unterschriften für Scheckfreigaben ermöglichte - eine wichtige Funktion im Zuge der Umstellung des Unternehmens auf Fernarbeit. Diese Funktion ermöglichte die Unterzeichnung und Bearbeitung von Schecks, ohne dass eine physische Anwesenheit im Büro erforderlich war, und trug so zur papierlosen Initiative des Unternehmens bei.

Die Funktion für positive Zahlungen ist äußerst hilfreich. Früher mussten wir diese positiven Lohndateien manuell
erstellen, was sehr mühsam war. Aber jetzt, dank AssurePay, wird das alles automatisch erledigt. Das hat unseren Prozess viel reibungsloser gemacht und eine zusätzliche Sicherheitsebene geschaffen. 

Wesentliche Merkmale:

✅ Fernautorisierung: Die digitalen Unterschriftsfunktionen reduzierten manuelle Eingriffe und ermöglichten die Genehmigung von Schecks aus der Ferne, was der Umstellung des Unternehmens auf digitale Abläufe entsprach.

✅ Automatisierung positiver Zahlungen: Die Software generiert automatisch positive Zahlungsdateien, wodurch der manuelle Prozess entfällt und die Sicherheit erhöht wird.

✅ Vorschaufunktionalität: Eine Vorschaufunktion ermöglicht es den Benutzern, die Schecks vor dem Druck zu überprüfen, wodurch Fehler minimiert und die Gesamtgenauigkeit erhöht werden.

Die Ergebnisse

Durch die Einführung von TROY AssurePay Check konnte das Unternehmen erfolgreich auf ein effizienteres und sicheres Scheckverarbeitungssystem umsteigen, mit dem sich sowohl Routine- als auch Massenschecks problemlos verarbeiten lassen. Die Fernautorisierungsfunktion und die Automatisierung von positiven Zahlungen trugen erheblich zu den operativen Verbesserungen bei. Die Organisation verlässt sich weiterhin auf TROY AssurePay Check und arbeitet kontinuierlich an der Optimierung des Supports und der Bewältigung gelegentlicher Workflow-Probleme.