Eine große Gewerkschaft des Baugewerbes nutzt AssurePay Check und TROY MICR-Lösungen, um die Effizienz und Produktivität ihrer Scheckdruckprozesse zu steigern.

Die Herausforderung

Der Kunde hatte mit mehreren betrieblichen Hürden in seiner Kreditorenbuchhaltung zu kämpfen. Das Team war auf einen veralteten Scheckdrucker mit Nadelzuführung angewiesen, der vorgedruckte Formulare verwendete, eine Methode, die zunehmend unzuverlässig geworden war. Die verwendete Software für den Scheckdruck war nicht nur veraltet und wurde nicht unterstützt, sondern war auch übermäßig komplex, was zu häufigen Unterbrechungen führte.

Ohne die Möglichkeit, Updates zu erhalten oder angemessenen technischen Support zu erhalten, hatte die Kreditorenbuchhaltung Mühe, das System am Laufen zu halten. Die ständigen Ausfälle des MICR-Druckers mit Nadelzuführung erschwerten die Situation zusätzlich und führten zu Engpässen und Ineffizienz im Arbeitsablauf.

Diese Herausforderungen machten deutlich, dass eine Aufrüstung nicht nur vorteilhaft, sondern notwendig war, damit die Abteilung effektiv arbeiten konnte.

Die Lösung

Der Programmanalytiker des Kunden leitete die Suche nach einer zuverlässigeren und effizienteren Lösung.

Zunächst zog er mehrere Optionen in Betracht, darunter die Aufrüstung des vorhandenen Nadeldruckers und den Einsatz anderer kommerzieller Scheckdruck-Software. Viele dieser Alternativen erforderten jedoch entweder die weitere Verwendung vorgedruckter Formulare, verfügten nicht über robuste MICR-Druckfunktionen oder boten nicht die gewünschte cloudbasierte Flexibilität. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die sowohl die Software- als auch die Hardware-Anforderungen nahtlos erfüllen konnte.

Nachdem er die verschiedenen Optionen im Internet geprüft hatte, stellte er fest, dass AssurePay Check von TROY aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, der Cloud-Funktionen und der starken Sicherheitsmerkmale, die die Verwaltung und den Druck von Schecks von überall aus erleichtern, am besten geeignet ist.

AssurePay Check in Verbindung mit einem TROY MICR Secure-Drucker bot eine Lösung für alle Probleme, die der Kunde hatte.

✅Software-Ausfallzeit: AssurePay Check bietet den Kunden eine Betriebszeit von 99,7 % mit der Unterstützung von Microsoft Azure-Cluster-Servern und Hochverfügbarkeitsdiensten, die garantieren, dass die Software zum Drucken von Schecks verfügbar ist.

✅ Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche von AssurePay Check ermöglicht es Kreditorenbuchhaltern und Administratoren, je nach Rolle ihrer Benutzer Zugriff auf wichtige Softwarefunktionen zu erhalten. Das Hinzufügen weiterer Benutzer zum Cloud-System ist in wenigen Minuten erledigt.

✅ Verbesserte Effizienz: Durch die Abschaffung veralteter Hardware und die Nutzung des Blankoscheckbestands kann die Kreditorenbuchhaltung ihre betriebliche Effizienz steigern.

"Die Lernkurve bei AssurePay Check und die Möglichkeit zur Verwaltung von Benutzer aus einerdministrativen Rolle, war praktisch Null weil die Software so einfach und intuitiv ist. Wenn ich eine cloudbasierte Software für den Scheckdruck entwickeln würde, würde sie genau so funktionieren"

Die Ergebnisse

Seit der Einführung von TROY AssurePay Check und TROY MICR-Druckern konnte das Kreditorenbuchhaltungsteam unseres Kunden eine deutliche Verbesserung der Effizienz und des gesamten Arbeitsablaufs feststellen. Durch die Umstellung auf AssurePay Check konnte der Zeitaufwand für manuelle Prozesse drastisch reduziert und ein Großteil der unnötigen kognitiven Belastung, die mit dem vorherigen System verbunden war, beseitigt werden.

Eine der einschneidendsten Änderungen ist die Möglichkeit, einzelne Schecks aus einer bestehenden Scheckstapeldatei ohne großen Aufwand neu zu drucken. Was früher die Kommunikation mit den Teammitgliedern und zeitaufwändige manuelle Eingaben erforderte, kann jetzt praktisch ohne Aufwand erledigt werden. Dank dieser neuen Einfachheit kann sich das Kreditorenbuchhaltungsteam auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und den betrieblichen Stress reduzieren.

Das Team ist nun in der Lage, Schecks schneller, mit weniger Fehlern und Unterbrechungen zu erstellen, was zu einem reibungsloseren und zuverlässigeren Scheckdruckprozess beiträgt.