USPS IMI-Einhaltung: Den Schalter verstehen

Die Einhaltung der USPS-Standards ist für Unternehmen, die auf eine pünktliche und genaue Postzustellung angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung.

Bei den sich ständig ändernden Anforderungen und Standards, die eingehalten werden müssen, kann es schwierig sein, den kommenden Entwicklungen voraus zu sein. Eine wichtige Änderung der USPS-Versandstandards im Jahr 2024 ist die Einführung von Intelligent Mail Indicia (IMI). Diese neue Technologie soll den Postversandprozess vereinfachen und sicherstellen, dass Frankiermaschinen die Anforderungen des USPS erfüllen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was Sie über die IMI-Konformität des USPS wissen müssen.

Was bedeutet USPS IMI Compliance?

IMI steht für Intelligent Mail Indicia, ein neuer Leistungsstandard, der vom USPS eingeführt wird. Die fortschrittliche Technologie von IMI verbessert das Verständnis des USPS für Sendungen und Porto und übertrifft den derzeitigen IBI-Standard. IMI wird dem USPS detailliertere Live-Transaktionsdaten liefern, seine Abläufe automatisieren, die Sicherheit erhöhen und ein korrektes Postporto gewährleisten.

Der derzeitige IBI-Standard (Information Based Indicia) wird seit 2013 durch IMI ersetzt, aber die vollständige Umstellung von IBI auf IMI wird noch in diesem Jahr abgeschlossen. Alle Frankiermaschinen, die den IBI-Standards entsprechen, werden bis zum 30. Juni 2024 dezertifiziert und müssen bis zum 31. Dezember 2024 ausgemustert werden.

Warum IBI ersetzen?

Die IBI-Technologie nutzt 2D-Barcodes, um verschiedene Arten von Informationen zu kodieren. Dazu gehören Porto, Postleitzahlen, Postdetails, Gewicht, Kontrollnummern und eine Unterschrift.

Diese Technologie erfordert eine regelmäßige Verbindung zu Servern über das Festnetz, wobei die Daten alle 90 Tage aktualisiert werden. Trotz ihrer Fähigkeiten ist die IBI-Technologie anfällig für potenzielle Probleme wie falsche Portosätze und Postklassen. Außerdem entsprechen ihre Sicherheitsmaßnahmen nicht den aktuellen Standards, was zeigt, dass Verbesserungen erforderlich sind, um modernen Sicherheitsbedenken Rechnung zu tragen. 

IMI enthält alle Informationen von IBI, fügt aber weitere Daten hinzu, um das Postmanagement des USPS zu verbessern. Außerdem werden Prozesse automatisiert, die Sicherheit erhöht und Kosten gesenkt. Das System stellt eine häufigere Verbindung her, indem es alle 72 Stunden über ein spezielles LAN-System aktualisiert wird, was eine Echtzeitgenauigkeit gewährleistet.

IMI verfügt über eine starke Sicherheit nach dem FIPS 140-2-Standard, die vor potenziellen Bedrohungen schützt. Darüber hinaus trägt das verbesserte Verfolgungssystem des IMI zu einem umfassenderen und effizienteren Postüberwachungsprozess bei. IMI verfügt über eine manuelle Portoeingabeoption und hält die Posttarife mit automatischen Downloads auf dem neuesten Stand, was seine fortschrittliche Technologie zeigt.

Pitney Bowes, ein seit einem Jahrhundert führendes Postunternehmen, hält seine Frankiermaschinen in Übereinstimmung mit den IMI-Vorschriften. Aber was leistet das IMI eigentlich, abgesehen von der Erfüllung einer Anforderung des USPS?

Was wird die Einhaltung des IMI bewirken?

Die Einhaltung der USPS IMI verbessert Ihren Postversandprozess mit neuen und intelligenten Methoden und erfüllt nicht nur eine Anforderung.

• Gesteigerte Effizienz beim Versand: Die Daten des IMI überprüfen, ob das gezahlte Porto mit der gewählten Klasse und den Dienstleistungen übereinstimmt, was einen effizienten Versand und die Sicherung der Einnahmen gewährleistet. Dadurch kann der USPS die Effizienz und den reibungslosen Ablauf der Postbearbeitung und -zustellung verbessern.

• Kosteneinsparungen: Eine IMI-konforme Frankiermaschine berechnet immer das korrekte Porto und macht Schluss mit dem Rätselraten, das zu überhöhten Ausgaben führt. IMI spart auch Geld durch die Automatisierung von Aufgaben wie dem Zählen von Post und der Erfassung von Transaktionsdaten. Angesichts mehrerer Portoerhöhungen im Jahr 2024 ist eine Frankiermaschine mit dieser Funktionalität unerlässlich.

• Erhöhte Datensicherheit: Das IMI umfasst erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, die sensible Daten verschlüsseln und so Ihr Betrugsrisiko erheblich verringern. Außerdem bietet es physischen Schutz vor Manipulationen und identitätsbasierte Authentifizierung.

• Automatische Aktualisierungen: Über das IMI kann Ihre Frankiermaschine häufiger mit Ihrem Anbieter kommunizieren, so dass Änderungen der Portosätze und Spezifikationen automatisch auf Ihre Maschine übertragen werden.

Wie man die IMI-Konformität im Jahr 2024 sicherstellt

Wenn Ihre derzeitige Frankiermaschine nicht auf dem neuesten Stand ist, können Sie die IMI-Konformität am einfachsten sicherstellen, indem Sie so bald wie möglich ein aktualisiertes Gerät installieren. Da die Frist für die Umstellung kurz bevorsteht, ist es wichtig, nicht bis zur letzten Minute zu warten. Sie brauchen eine Lösung, die jetzt funktioniert.

Die SendPro® Frankiermaschinen von Pitney Bowes entsprechen bereits den IMI-Standards. Die SendPro®-Serie rationalisiert den Prozess der Portoberechnung und -aufbringung, indem sie die Notwendigkeit des manuellen Wiegens, Berechnens und Anbringens von Porto überflüssig macht. Diese Automatisierung reduziert Fehler und verschafft den Unternehmen Zeit, sich auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren. Die Frankiermaschinen von Pitney Bowes sind äußerst effizient und sparen Zeit in schnelllebigen Geschäftsumgebungen.  

Beginnen Sie mit den Vorbereitungen für die Umstellung auf das IMI

Die Integration von Intelligent Mail Indicia in Ihren Postbetrieb ist ein strategischer Schritt für Unternehmen, die ihre Postprozesse optimieren wollen. Die Vorteile der verbesserten Transparenz, der Kosteneinsparungen und der rationalisierten Abläufe machen die IMI-Konformität zu einem wertvollen Pluspunkt in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Nase vorn behält, indem Sie die IMI-Konformität des USPS einführen und die Vorteile eines effizienteren und zuverlässigeren Postzustellungssystems wie Pitney Bowes nutzen. 

Besuchen Sie unsere Website für weitere Informationen.

Besuchen Sie auf jeden Fall das Webinar von Pitney Bowes zum Thema IMI-Konformität am 30.1.24 um 14 Uhr.