Schecks sind seit langem eine beliebte Zahlungsmethode zwischen Unternehmen, da sie eine greifbare und nachvollziehbare Form der Transaktion darstellen. Mit dem technologischen Fortschritt steigen jedoch auch die Risiken, die mit herkömmlichen Scheckzahlungen verbunden sind. Betrügerische Aktivitäten, die auf Schecks abzielen, sind immer raffinierter geworden, was Unternehmen dazu veranlasst, nach sicheren und bequemen Lösungen zu suchen.
Intuit QuickBooks-Benutzer sind traditionell darauf beschränkt, Schecks auf vorgedrucktem Scheckmaterial zu drucken, wodurch sensible Finanzdaten einem möglichen Diebstahl ausgesetzt werden können. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie die Integration von TROY FlexPay in QuickBooks es ermöglicht, direkt auf Blanko-Schecks zu drucken. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit QuickBooks und TROY FlexPay in 5 einfachen Schritten Schecks drucken können.
Es ist kein Geheimnis, dass wir uns im Zahlungsverkehr auf eine zunehmend digitale Landschaft zubewegen, aber Schecks sind nach wie vor ein gängiges und weithin akzeptiertes Zahlungsmittel in der Geschäftswelt. Etwa 40 % der B2B-Zahlungen werden immer noch per Scheck abgewickelt, und 81 % der Unternehmen verwenden immer noch Schecks in irgendeiner Form. Und warum?
Die Bezahlung per Scheck hat viele Vorteile. Für die meisten Unternehmen bieten Schecks eine umfassende Papierspur, die viel einfacher zu verfolgen ist als Zahlungen per Überweisung. Und vergessen wir nicht das Offensichtliche: Schecks werden von den meisten Unternehmen akzeptiert. In einigen Fällen können Unternehmen keine andere Zahlungsform akzeptieren, weil sie keine digitalen Transaktionsmethoden eingeführt haben; in anderen Fällen kann es für ein Unternehmen viel einfacher sein, einen Scheck auf die altmodische Art zu akzeptieren, als ein völlig neues System für die Annahme und Verwendung von Bargeld einzurichten.
Als Inhaber eines Kleinunternehmens, der sich um das Tagesgeschäft und die Verwaltung des Cashflows kümmern muss, sollten Sie die Zahlungen an Lieferanten nicht auf die lange Bank schieben. Sie müssen darauf vorbereitet sein, physische Schecks an Lieferanten auszustellen, die diese Zahlungsmethode bevorzugen. QuickBooks bietet zwar die Möglichkeit, Schecks direkt oder über verschiedene Integrationen auszudrucken, doch ist diese Funktion in der Regel auf vorgedruckte Schecks beschränkt, was eine zusätzliche Überlegung erfordert.
Vorgedruckte Schecks sind selbsterklärend. Vorgedruckte Schecks enthalten in der Regel sensible Informationen wie Kontonummer, Bankleitzahl und andere Details in der MICR-Zeile (Magnetic Ink Character Recognition). Das mag harmlos erscheinen, aber angesichts der zunehmenden Bedrohung durch Scheckbetrug, der sich seit 2021 auf 680.000 gemeldete Fälle verdoppelt hat, sollten Sie über eine bessere Absicherung Ihrer Zahlungen nachdenken, wenn Sie Schecks aus QuickBooks drucken. Die Verwendung von vorgedruckten Schecks birgt erhebliche Gefahren, da diese Dokumente leicht von böswilligen Akteuren abgefangen werden können, was zu unbefugtem Zugriff und potenziellem Betrug führt.
Wenn Sie mehrere Unternehmen oder ein Unternehmen mit mehreren Girokonten verwalten, ist die Verwendung von vorgedrucktem Scheckmaterial ein noch größeres Problem für Sie. Sie laufen Gefahr, das falsche Scheckmaterial zu verwenden und Geld vom falschen Unternehmen oder Konto abzubuchen, ganz zu schweigen von der Unannehmlichkeit, das Scheckmaterial in Ihrem Drucker für jeden gedruckten Scheck wechseln zu müssen.
Ja, wir wissen, dass das eine Menge zu verkraften war, aber keine Sorge, die Lösung ist TROY FlexPay.
Kleinunternehmer, die übermäßig viel Zeit und Geld aufwenden und gleichzeitig das Betrugsrisiko durch die Verwendung von vorgedruckten Schecks erhöhen, haben jetzt eine effiziente Lösung zur Hand - die TROY FlexPay-Plattform.
Als QuickBooks Solution Provider bietet TROY mit TROY FlexPay eine innovative QuickBooks-Integration zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung an , mit der Sie nicht nur Ihren Rechnungszahlungsprozess rationalisieren können, sondern auch eine Anleitung erhalten, wie Sie mit QuickBooks Schecks auf Blankoscheckmaterial drucken können. Mit TROY FlexPay können Sie Ihre Firmenschecks nahtlos individualisieren. Sie können nicht nur MICR-Zeilen auf Blankoschecks drucken, sondern auch mühelos Ihr Firmenlogo und Ihre digitale Unterschrift einbinden, um Ihren Schecks eine sichere und persönliche Note zu verleihen. Sind Sie neugierig auf den Prozess? Wir erklären Ihnen gerne die Details.
Dies ist so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche. Gehen Sie einfach auf die Registerkarte "Einstellungen" in TROY FlexPay und klicken Sie auf "Apps". Dort klicken Sie auf "Mit QuickBooks verbinden" und folgen den Anweisungen.
Sobald Sie mit QuickBooks synchronisiert sind, gehen Sie zum Abschnitt "Firmenprofil" in der Symbolleiste. Dort können Sie den Namen Ihres Unternehmens und den Namen Ihres Hauptansprechpartners eingeben und Ihr Firmenlogo hochladen, das auf Ihrem Scheck erscheinen soll.
Nachdem Sie Ihr Firmenlogo hochgeladen haben, müssen Sie noch Ihre digitale Unterschrift hochladen. Gehen Sie zurück zum Abschnitt "Einstellungen" in Ihrer Symbolleiste und klicken Sie auf die Registerkarte "Bankkonten". Dort können Sie alle erforderlichen Kontoinformationen eingeben, darunter den Namen Ihres Unternehmens, die Adresse, den Namen und den Standort Ihrer Bank sowie Ihre Konto- und Routingnummer.
Auf der gleichen Registerkarte für Bankkonten können Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen, das auf Ihre Schecks gedruckt werden soll.
Gehen Sie auf der gleichen Registerkarte "Einstellungen" auf die Registerkarte "Zahlungsarten". Klicken Sie auf "Eigenen Scheck drucken". Scrollen Sie von dort aus nach unten und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option "Musterscheck drucken". Vergewissern Sie sich vor dem Druck, dass alles gut aussieht, indem Sie sich Ihren Musterscheck ansehen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche rechts neben dem Dropdown-Menü.
Für den physischen Druck von Schecks benötigen Sie natürlich mehr als nur eine Buchhaltungssoftware, und auch hier bietet TROY eine Lösung. TROY ist seit über 60 Jahren führend auf dem Gebiet der Scheck- und Dokumentensicherheit und bietet eine Reihe von Produkten für den sicheren Scheckdruck an. Für den sicheren Druck von Schecks in Ihrem Büro benötigen Sie eine Komplettlösung von TROY, die Folgendes umfasst:
MICR-Toner sicher: Der patentierte MICR Toner Secure von TROY ist der einzige MICR-Toner, der aktiv vor Betrugstechniken wie Scheckwaschen schützt. Jeder mit MICR Toner Secure gedruckte Scheck blutet rot aus, wenn versucht wird, ihn chemisch zu verändern, was ihn zum fälschungssichersten Toner der Welt macht.
TROY HP MICR-Drucker: Dank unserer 30-jährigen OEM-Partnerschaft mit HP sind wir das einzige Unternehmen, das autorisiert ist, sichere HP-Drucker mit den für den MICR-Scheckdruck erforderlichen Funktionen und Sicherheitsmerkmalen zu erweitern. TROY HP MICR-Drucker verfügen über eine exakte Positionierungstechnologie, damit Ihre MICR-Zeilen immer an der richtigen Stelle gedruckt werden, eine Tonererkennung, damit Sie nie Schecks ohne MICR drucken, und vieles mehr.
In dem Maße, in dem sich Unternehmen an die sich ständig verändernde Landschaft der Finanztransaktionen anpassen, wird die Sicherheit immer wichtiger. Die Integration von TROY FlexPay in QuickBooks bietet eine Lösung, die nicht nur einen umfassenden und einfachen Prozess für den Druck von Schecks mit QuickBooks bietet, sondern auch den Komfort und die Flexibilität, die moderne Unternehmen benötigen. Durch die Nutzung dieser innovativen Technologie für Blankoschecks können Unternehmen die Risiken, die mit herkömmlichen Scheckzahlungen verbunden sind, minimieren und einen sichereren und effizienteren Finanz-Workflow einführen.
Um eine Demo zu vereinbaren, besuchen Sie die TROY FlexPay Website