Wissen Sie, was Kreditorenbuchhaltung ist? Vielleicht haben Sie schon davon gehört und kennen die Grundzüge, aber gehen wir etwas tiefer. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind der Betrag, den Sie Ihren Lieferanten für die von ihnen auf Kredit oder nach einem bestimmten Zahlungsplan gelieferten Waren und Dienstleistungen schulden. Wie zu erwarten, hat die Nichteinhaltung der Kreditvereinbarung oder des Zahlungsplans bestimmte Konsequenzen, wie z. B. den Verlust der Glaubwürdigkeit bei Ihren Lieferanten oder den Verlust von Geldern durch überhöhte Zahlungen.
Nachdem wir nun die Definition hinter uns gebracht haben, kommt der wichtige Teil. Ungefähr 82 % der kleinen und mittleren Unternehmen scheitern innerhalb der ersten 5 Jahre, und Probleme mit der Kreditorenbuchhaltung könnten der Grund dafür sein. Bei großen Unternehmen sind eine Vielzahl von Kreditorenbuchhaltungsdaten und menschliches Versagen die Hauptursachen für ihre Probleme. Auch kleine und mittlere Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, und genau darum geht es im heutigen Blog.
Manuelle Dateneingabe: Erstens ist es erwähnenswert, dass Anbieter oder Lieferanten nicht immer mit den von Ihnen bevorzugten Möglichkeiten des Rechnungsempfangs kooperieren. Einige Anbieter senden Rechnungen per Post, andere über Ihre Marketing-E-Mails und einige wenige Rechnungen an Unternehmensvertreter, mit denen sie vertraut sind. Das Zusammenstellen dieser Rechnungen und der darin enthaltenen Daten ist daher eine Herausforderung. Bei der manuellen Dateneingabe müssen Unmengen physischer und digitaler Post durchsucht werden, um die erforderlichen Berechnungen durchzuführen, bevor die Zahlungen erfolgen. Der manuelle Prozess ist anfällig für menschliche Fehler und arbeitsintensiv, was, wie Sie wahrscheinlich wissen, zu zahlreichen Fehlern führt. Die manuelle Dateneingabe beansprucht auch viele Arbeitsstunden von Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeit eigentlich für die Kernaufgaben des Unternehmens verwenden sollten.
Den Überblick über Rechnungen behalten: Den Überblick über eine einzige Rechnung zu verlieren, ist ein leicht zu begehender Fehler. Aber wenn das Verlegen mehrerer Rechnungen zur Regel wird, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Flut zu stoppen. Es ist zwar einfacher, eine einzelne Rechnung zu bemerken und eine weitere von einem einzelnen Lieferanten anzufordern, aber wenn mehrere Rechnungen verloren gehen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass einige durch die Maschen fallen. Wenn Sie den gefürchteten "Folgeanruf" von mehreren Lieferanten erhalten, kann dies das Ende einiger Lieferanten-Empfänger-Beziehungen bedeuten. Das ist natürlich schlecht für Ihr Unternehmen und kann sich negativ auf Ihre Prüfungsbereitschaft auswirken.
Nachverfolgung von Bestellungen: Genauso wie es für die Kreditorenbuchhaltung wichtig ist, den Überblick über die Rechnungen Ihrer Lieferanten zu behalten, ist auch die genaue Erstellung und Verfolgung von Bestellungen wichtig. Bestellungen ermöglichen es Ihnen, den Überblick über die von Ihnen gekauften Artikel, die Kosten des Kaufs und den Zeitpunkt der Zahlung zu behalten. Außerdem bringen sie Ordnung in die chaotische Welt, wenn Sie mit vielen Lieferanten zusammenarbeiten. Viele kleine und mittlere Unternehmen verzichten auf die Erstellung von Bestellungen und verlassen sich bei der Nachverfolgung von Einkäufen auf den historischen Kontext oder ihr Bauchgefühl, weil die manuelle Verwaltung von Bestellungen schwierig ist.
Die manuelle Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist ein langsamer und ineffizienter Prozess, der uns zu der letzten Herausforderung bringt, mit der sich das durchschnittliche KMU konfrontiert sieht - der Nichtverwendung des richtigen Tools. Die richtigen Tools sind digitale Lösungen, die die Automatisierung nutzen, Berechnungen rationalisieren und Ihre Kreditorenbuchhaltungsdaten in einer einzigen Plattform zentralisieren.
TROY FlexPay ist eine innovative und einfach zu bedienende Lösung für kleine Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung rationalisieren möchten. Mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung von TROY FlexPay ist die Verfolgung von Bestellungen und Rechnungen sowie die manuelle Dateneingabe kein Problem mehr. Durch die Integration von TROY FlexPay mit Ihren Kreditorendaten in QuickBooks können Sie Ihre Lieferanten wie gewünscht über eine einzige Plattform bezahlen. Mit TROY FlexPay haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen per ACH, digitalem Scheck, gedrucktem Scheck oder über einen Scheckdienst zu begleichen.
TROY FlexPay hat viele Vorteile, aber es gibt 5 Hauptvorteile, die es wert sind, von Anfang an hervorgehoben zu werden.
Zentralisieren Sie den Prozess: Wenn Sie alle Rechnungen und Kreditorenbuchhaltungsdaten auf einer zentralen Plattform oder auf einer Ebene zusammenführen, wo Sie mit einem einfachen Blick einen Überblick über Dutzende von Rechnungen und Zahlungsvereinbarungen erhalten, wird der Prozess sofort vereinfacht. Mit TROY FlexPay erhalten Sie eine zentrale Anzeige, die es Ihnen ermöglicht, die Rechnungen, Genehmigungsanforderungen und Zahlungsanweisungen Ihres Unternehmens einzusehen. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Kreditorendaten und -prozesse. Damit entfallen einige der Herausforderungen, die mit der Verfolgung von Rechnungen und Bestellungen verbunden sind.
Automatisieren Sie die Dateneingabe: Einer der wichtigsten Vorteile von TROY FlexPay ist die Automatisierung der Dateneingabe, der Bestellungen und der Berechnungen. Der Einsatz von Automatisierung löst die Herausforderungen, denen sich kleine und mittelständische Unternehmen bei der Kreditorenbuchhaltung gegenübersehen, wie z.B. die arbeitsintensiven und zeitaufwendigen Aktivitäten, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind. Die Automatisierung verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Berechnungsfehlern, die durch die manuelle Dateneingabe und den Kontenabgleich entstehen. TROY FlexPay steigert die Automatisierung, indem es Ihnen automatische Mahnungen zur Verfügung stellt, damit Sie keine Zahlung, Bestellung oder Vereinbarung vergessen. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Vereinbarungen einhalten und Ihre Lieferanten-Empfänger-Beziehung positiv bleibt.
Detaillierte Berichterstattung: Mit TROY FlexPay können Sie alle Daten Ihrer Kreditorenbuchhaltung genau aufzeichnen. Der Zugriff auf aktuelle und historische Daten bietet Ihrem Unternehmen eine Grundlage für die Analyse seiner Transaktionen und die Vorhersage zukünftiger Einkäufe. Ein detailliertes Berichtswesen sichert zudem die Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens durch den Zugriff auf Transaktionsdaten von bestimmten Daten, wer bestimmte Zahlungen autorisiert hat und an welche Lieferanten. Die mit der detaillierten Berichterstattung verbundene Transparenz erhöht Ihre Revisionssicherheit und schließt Fehler aus.
Lieferantenmanagement: Der Aufbau einer guten, kreditwürdigen Beziehung zu Ihren Lieferanten stellt sicher, dass die für die Rentabilität Ihres Unternehmens benötigten Rohstoffe oder Artikel kontinuierlich fließen. TROY FlexPay stellt sicher, dass Sie in Echtzeit auf Lieferantendetails zugreifen, Zahlungspräferenzen anpassen, diese Präferenzen dem Lieferanten mitteilen und den gesamten Zahlungsprozess rationalisieren können. Mit TROY FlexPay können Sie also Ihre Lieferanten davon überzeugen, dass der Versand digitaler Rechnungen über die richtigen Kanäle sicherstellt, dass sie pünktlich und entsprechend den vorherigen Vereinbarungen bezahlt werden.
Verwalten Sie Scheck-Zahlungen: Eine der innovativen Funktionen von TROY FlexPay ist die Möglichkeit, Ihre Scheckzahlungen zu unterstützen. Mit der Anwendung können Sie je nach den Anforderungen Ihres Lieferanten entweder digitale oder physische Schecks erstellen. Die Flexibilität bei der Scheckzahlung, die die App bietet, ist ein einzigartiges Merkmal, das sie von der Konkurrenz abhebt. Die TROY Group unterstützt Sie auch bei der Scheckzahlung, indem sie Ihnen die Möglichkeit bietet, die Erstellung von sicheren Schecks an uns auszulagern. Mit mehr als 60 Jahren Erfahrung im Bereich der Scheckzahlung können Sie sicher sein, dass Ihre Schecks durch den Einsatz modernster Technologien vor Betrug geschützt sind.
TROY FlexPay lässt sich nahtlos in QuickBooks Desktop- und Online-Lösungen integrieren, um Ihre Zahlungsoptionen zu sichern. Die Zentralisierung, Automatisierung und Synchronisierung mit QuickBooks sorgt dafür, dass Sie ca. 60 % der Zeit für die Verwaltung von Kreditorenprozessen einsparen können. Führen Sie die Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Kreditorenprozesse ein und melden Sie sich noch heute an. TROY FlexPay ist im QuickBooks-App-Store verfügbar und bietet Ihnen einen hohen Komfort .
Weitere Informationen finden Sie auf der speziellen FlexPay-Website hier.